GİB e-Arşiv Portal'dan Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım Rehber

GİB e-Arşiv Portal'dan fatura kesmek için earsivportal.efatura.gov.tr adresine Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle girilir. Belge İşlemleri menüsünden fatura oluşturulur; alıcı, mal/hizmet ve vergi bilgileri girilip taslak kaydedilir. Taslak, GİB İmza ile cep telefonuna gelen 6 haneli SMS koduyla imzalanır. Mali mühür veya e-imza gerekmez.

İmzalanan fatura GİB sisteminde kesinleşir. Ardından XML dosyasını ve fatura görüntüsünü indirip alıcıya teslim edersiniz. Aşağıda portalı kimlerin kullandığını, her ekranda neyin doldurulacağını, hatalı faturanın nasıl iptal edileceğini ve en sık yapılan hataları GİB'in kendi kılavuzlarına dayanarak sırayla anlattık.

Kimler e-Arşiv Portal'dan fatura keser?

e-Arşiv Portal (GİB'in belgelerinde "e-Arşiv Fatura Portalı (İnteraktif)" olarak geçer), öncelikle e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan mükellefler için kurulmuştur. Bu mükellefler kâğıt fatura düzenleyebilir; ancak belirli faturaları e-Arşiv olarak kesmek zorundadır. Kural, 589 Sıra No.lu Tebliğ ile değişik 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin IV.2.4.3 bölümündedir:

Tebliğ bu faturaların GİB'in e-Belge düzenleme portali ya da bu portale entegre olan özel entegratörler üzerinden düzenlenmesini ister. e-Arşiv olması gereken bir fatura kâğıt olarak düzenlenir veya alınırsa, düzenleyene ve nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcıya her bir kâğıt fatura için ayrı ayrı VUK 353'teki özel usulsüzlük cezası uygulanır.

Eşikler ve tarihler tebliğ değişiklikleriyle güncellenebilir. Fatura kesmeden önce kendi mükellefiyet türünüze uyan güncel kuralı GİB duyurularından veya mali müşavirinizden teyit edin. Genel tabloyu 2026 e-Fatura zorunluluğu yazısında ele aldık.

e-Fatura kullanıcısına da bu portalden fatura kesilir mi?

Evet, siz kayıtlı kullanıcı değilseniz kesilir. Tebliğe göre bir faturanın e-Fatura olması zorunluluğu, satıcı ve alıcının ikisinin de e-Fatura uygulamasına kayıtlı olması hâlinde doğar. Siz kayıtlı değilseniz, alıcınız e-Fatura kullanıcısı olsa bile faturayı bu portalden e-Arşiv olarak düzenlersiniz. Siz de kayıtlı kullanıcı olduğunuzda kural değişir: e-Fatura kullanıcılarına e-Fatura, diğerlerine e-Arşiv kesmeniz gerekir. İki belgenin farkını e-Arşiv fatura nedir yazısında özetledik.

e-Arşiv Portal ile "GİB Portal yöntemi" aynı şey değil

İsimler benzediği için sık karıştırılır. GİB'in iptal kılavuzu iki ayrı giriş yolunu tarif eder:

Bu yazı ilk sütundaki, başvuru gerektirmeyen e-Arşiv Portal'ı anlatıyor. Kayıtlı kullanıcı olmanın yollarını e-Fatura başvurusu nasıl yapılır yazısında anlattık.

Başlamadan önce hazırlayın

GİB'in kılavuzuna göre portale girmek için mali mühür veya e-imza gerekmez; yeni bir başvuru da yapılmaz. İhtiyacınız olanlar:

• Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi. Daha önce İnternet Vergi Dairesi, Hazır Beyan veya e-Beyanname şifresi edinmiş olanlar mevcut bilgileriyle girebilir. Şifresi olmayanlar ivd.gib.gov.tr adresindeki Kayıt Ol ekranından ya da vergi dairesinden şifre alır. Tüzel kişiler şifreyi kanuni temsilcileri aracılığıyla edinir.
• Kayıtlı ve erişilebilir bir cep telefonu. İmza kodu SMS ile gelir. Dijital Vergi Dairesi kaydında tanımlı numara eskiyse imza adımında takılırsınız.
• Alıcı bilgileri. Şirket için VKN ve tam unvan, gerçek kişi için TCKN ve ad soyad.
• Mal/hizmet bilgileri. Cins, miktar, birim, birim fiyat, KDV oranı; varsa tevkifat, istisna veya diğer vergiler.

Adım adım: e-Arşiv Portal'dan fatura kesme

Aşağıdaki adımlar GİB'in e-Arşiv Fatura Uygulamasına Dâhil Olmayan Mükellefler İçin GİB Portalinden Fatura Düzenleme Kılavuzu'na dayanır. Kılavuz, eski tutar eşiklerinin dönemine ait olduğundan bazı menü adlarında "5000/30.000 TL" ifadesi geçer; portaldaki etiketler zamanla küçük farklılıklar gösterebilir, akış aynıdır.

1. Portale giriş yapın

https://earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html adresini açın. Aynı ekrana ebelge.gib.gov.tr ana sayfasındaki portal girişlerinden de ulaşabilirsiniz. Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifrenizi girin. Bir modül seçim ekranı çıkarsa e-Arşiv Portal'ı seçin.

2. Kullanıcı bilgilerini kontrol edin

İlk girişte Kullanıcı İşlemleri altındaki Kullanıcı Bilgileri ekranını açın. GİB de bu kontrolün ilk girişte yapılmasını önerir. Bilgiler eksik veya eskiyse ilgili alanları güncelleyip Kaydet'e basın.

3. Fatura oluşturma ekranını açın

Sol menüdeki Belge İşlemleri altından fatura oluşturma ekranına girin (kılavuzda "5000/30.000 TL Fatura Oluştur" olarak geçer). Ekranda Fatura Bilgileri ve Alıcı Bilgileri tabloları açılır.

4. Fatura bilgilerini doldurun: tip ve kur

Fatura tarihi ve numarası gibi alanları sistem kendisi oluşturur. Sizin seçmeniz gereken iki alan vardır:

• Fatura Tipi: Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah ve İhraç Kayıtlı arasından seçilir. Kılavuza göre bu portalde e-Fatura Portalı'ndaki gibi kod listesi açılmaz; örneğin istisna faturasında istisna kodu ve açıklaması faturanın not alanına yazılır. Hangi işlemde hangi tipin seçileceğini e-Fatura tipleri yazısında, tevkifatın hesabını KDV tevkifatı nedir yazısında anlattık.
• Döviz - TL kur: Fatura TL ise TL olarak bırakılır. Dövizli faturada para birimi ve kur girilir; hangi kurun kullanılacağı için dövizli fatura nasıl düzenlenir yazısına bakabilirsiniz.

5. Alıcı bilgilerini girin

VKN/TCKN alanı zorunludur. Girdiğiniz numaraya göre doldurulması gereken alanlar değişir:

Kılavuza göre geçerli bir VKN veya TCKN girildiğinde alıcı bilgileri otomatik olarak gelir; yine de unvanı ve adresi kontrol edin. 11111111111 yalnızca vergi mükellefi olmayan kişiler için kullanılır; ayrıntılar faturada T.C. kimlik numarası zorunlu mu yazısında.

6. Mal ve hizmet satırlarını ekleyin

Faturanın oluşabilmesi için en az bir satır mal/hizmet bilgisi girilmelidir.

1. Satır Ekle ile yeni satır açın; mal/hizmet adı, miktar, birim, birim fiyat ve KDV oranını girin.
2. Satırın solundaki Düzenle ile detay ekranını açabilir, o satıra ait tüm bilgileri girip Kaydet'e basabilirsiniz.
3. Faturada KDV dışında bir vergi de yer alacaksa Vergi Ekle bölümünden vergi türünü seçip Vergi Ekle butonuna basın; "Vergi eklendi" uyarısında Tamam deyin.
4. Yanlış satırı seçip Satır Sil ile kaldırabilirsiniz.

7. Toplamları kontrol edin, gerekirse not ekleyin

Toplamlar bölümü satırlardan otomatik hesaplanır ve elle değiştirilemez. Kılavuza göre tek istisna, yuvarlama amacıyla elle düzeltilebilen Ödenecek Tutar alanıdır. Bu tutar önemlidir: müşteriniz faturayı GİB'de sorgularken bu tutarı girer.

Not alanına faturada yer alması zorunlu ibareleri (istisna gerekçesi, kod açıklaması gibi) veya eklemek istediğiniz diğer bilgileri (sipariş numarası, ödeme vadesi) yazın.

8. Oluştur'a basın: fatura taslak olarak kaydedilir

Oluştur butonuna basın. Zorunlu bir alan boşsa sistem uyarı verir. Her şey doğruysa onay ekranı gelir; Tamam'a basın.

Bu aşamada belge henüz fatura değil, taslaktır. Taslaklara Belge İşlemleri altındaki taslaklar listesinden (kılavuzda "5000/30.000 TL Taslaklar") ulaşılır. Listeden faturayı seçip görüntüleyebilir, hata varsa Düzenle ile düzeltebilirsiniz. Hataları yakalamanın en ucuz anı budur; imzadan sonra düzeltme iptal süreci gerektirir.

9. GİB İmza ile SMS koduyla imzalayın

Taslak, alıcıya teslim edilmeden önce imzalanmalıdır:

1. Taslaklar listesinden faturayı seçip GİB İmza'ya basın. Cep telefonu numaranızın göründüğü ekran açılır.
2. Şifre Gönder'e basın; telefonunuza 6 haneli kod SMS olarak gelir.
3. Kodu Şifre kutusuna girip Onayla'ya basın.
4. "İmzalama işlemi başarı ile tamamlandı" mesajı görüldüğünde fatura oluşmuştur.

GİB'in kılavuzu, bu adım için mali mühür gibi bir sertifika gerekmediğini; imzanın GİB üzerinden uzaktan bağlantıyla atıldığını belirtir. Kod gelmiyorsa önce Dijital Vergi Dairesi'nde kayıtlı numaranızı kontrol edin.

10. Faturayı indirin ve alıcıya teslim edin

İmzalanan faturada İndir seçeneğiyle faturanın elektronik ortamda imzalanmış XML dosyasını ve fatura görüntüsünü indirin. Kılavuza göre teslim iki şekilde yapılır:

• Kâğıt olarak: İndirilen görüntünün çıktısına ıslak imza atılarak alıcıya verilir.
• Elektronik olarak: Fatura görüntüsü ile XML dosyası birlikte alıcıya iletilir (ör. e-posta ile).

Alıcı XML dosyasını açamazsa e-Fatura XML dosyası nasıl açılır yazısındaki yöntemler e-Arşiv faturalar için de geçerlidir.

Hatalı fatura: Taslakta düzeltin, imzadan sonra iptal edin

İmzalanan fatura artık taslak değildir; Düzenle ile değiştirilemez. Hata imzadan sonra fark edildiyse yol iptaldir. GİB'in e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu'na göre, kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan mükellefler aynı portalden şu şekilde iptal talebi oluşturur:

1. Düzenlenen Belgeler sekmesini açın; belge tarihini kapsayan bir tarih aralığıyla sorgulayın.
2. Faturayı seçip İptal Talebi Oluştur'a basın.
3. İptal Gerekçesi alanını doldurun, Uyarıyı Okudum kutusunu işaretleyin ve yeniden İptal Talebi Oluştur'a basın.
4. Talep alıcının sistemine iletilir. Sonucu yine Düzenlenen Belgeler sekmesindeki İptal/İtiraz Durumu sütunundan izleyin.

Bilmeniz gereken üç sınır var:

• Süre: İptal, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde yapılmalıdır.
• Alıcının onayı: Karşı tarafın talebi onaylama zorunluluğu yoktur. Talep onaylanırsa fatura satıcının ve alıcının GİB tarafındaki "sanal Ba/Bs" verisinde yer almaz; reddedilirse yer almaya devam eder.
• Kapsam: Bu sistem içi iptal/itiraz süreci, alıcının vergi mükellefi olduğu ve VKN/TCKN bilgisinin belge üzerinde yer aldığı faturalar için tasarlanmıştır.

8 günü kaçırdıysanız veya alıcı talebi reddettiyse hangi yolun izleneceğini mali müşavirinizle değerlendirin; iade faturası ve harici itiraz yolları e-Faturaya itiraz ve iptal nasıl yapılır yazısında anlatılıyor.

Size kesilen faturaları da buradan görürsünüz

Aynı portaldaki Adıma Düzenlenen Belgeler sekmesi, sizin adınıza kesilen e-Arşiv faturaları tarih aralığıyla listeler. Tedarikçinizin kestiği bir faturada hata varsa iptal talebini de buradan açabilirsiniz.

Müşteriniz faturayı nasıl doğrular?

Portalden kesilen fatura doğrudan GİB sisteminde oluştuğu için ayrıca bir rapor gönderilmez. Müşteriniz faturayı ebelge.gib.gov.tr üzerindeki e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranından; sizin VKN/TCKN'niz, 16 karakterlik fatura numarası ve ödenecek tutar ile kontrol edebilir. Sorguda en sık yapılan hata genel toplamı yazmaktır; ayrıntılar e-Arşiv fatura sorgulama yazısında.

İndirdiğiniz XML'i saklamak sizin yükümlülüğünüz

509 Sıra No.lu Tebliğ'in VI. bölümüne göre e-Belge düzenleyenler, belgeleri imzasını da içerecek şekilde kanuni süreler boyunca kendi elektronik ortamlarında saklamak ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdür. Tebliğ, düzenleyicinin e-Belgeyi kâğıda basarak saklamasının bu yükümlülüğü karşılamadığını da açıkça belirtir.

Pratik karşılığı: Her faturayı imzaladıktan sonra XML dosyasını ve görüntüsünü indirip düzenli bir klasörde (ör. yıl/ay bazında) yedekleyin. Portalın ekranında görünüyor olması, sizin arşiv yükümlülüğünüzü ortadan kaldırmaz.

Sık yapılan hatalar

1. Taslağı imzalamayı unutmak. Oluştur'a basmak faturayı kesmez; GİB İmza adımı tamamlanmadan belge taslak kalır ve müşteri sorgusunda görünmez.
2. Kullanıcı bilgilerini kontrol etmeden başlamak. Adres veya unvan hatası her faturaya yansır.
3. 11111111111'i işletmeye kullanmak. Bu değer yalnızca vergi mükellefi olmayan kişiler içindir; şirkete veya şahıs işletmesine kesilen faturada gerçek VKN/TCKN yazılır.
4. İstisna veya tevkifat açıklamasını yazmamak. Bu portalde kod listesi açılmadığından gerekli kod ve açıklama not alanına girilmelidir.
5. Ödenecek tutarla oynamak. Bu alan yalnızca yuvarlama içindir; sorguda müşterinin yazacağı tutar budur.
6. XML'i indirmemek. Elektronik teslimde XML de iletilmelidir; saklama yükümlülüğü de XML üzerinden yerine getirilir.
7. 8 günü kaçırmak. Hatayı fark ettiğiniz anda iptal talebini açın.

Portal ne zaman yetmez?

e-Arşiv Portal ücretsizdir ve ayda birkaç fatura kesen bir işletme için yeterlidir. Ancak her faturayı elle girersiniz; portal cari hesap, stok veya tahsilat kaydınızla konuşmaz. Fatura sayısı arttığında, pazaryeri veya web sitesinden günlük sipariş geldiğinde ya da e-Fatura kullanıcısı olduğunuzda özel entegratör üzerinden çalışmak daha pratik hâle gelir.

Paramset ön muhasebe programı ile e-Fatura ve e-Arşiv faturalarınızı satış kaydından tek adımda oluşturabilir, cari hesap ve stokla birlikte takip edebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

e-Arşiv Portal'a girmek için mali mühür gerekir mi?

Hayır. e-Belge kayıtlı kullanıcısı olmayan mükellefler portale Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle girer; fatura SMS koduyla GİB İmza üzerinden imzalanır. Mali mühür veya e-imza, GİB Portal yöntemiyle kayıtlı kullanıcı olanlar için gereklidir.

Portalden kesilen fatura ücretli mi?

GİB'in e-Arşiv Portal'ı ücretsiz bir hizmettir. Özel entegratör kullanmak ise entegratörle yapılan sözleşmeye göre ücretlendirilir.

Taslak fatura müşteriye gönderilebilir mi?

Hayır. Taslak, imzalanmamış bir belgedir ve GİB sisteminde fatura olarak sorgulanamaz. Müşteriye yalnızca GİB İmza ile imzalanmış faturanın görüntüsü ve XML'i teslim edilir.

Nihai tüketiciye TCKN olmadan fatura kesilebilir mi?

Evet. Müşteri TCKN'sini paylaşmak istemezse veya TCKN'si yoksa VKN/TCKN alanına 11111111111 yazılır ve ad soyad girilir.

Fatura numarasını ben mi belirlerim?

Hayır. Kılavuza göre fatura bilgileri tablosu, döviz kuru ve fatura tipi dışında sistem tarafından otomatik oluşturulur; fatura numarası da bu kapsamdadır.

Kaynaklar

• Gelir İdaresi Başkanlığı, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) — 515, 526, 535, 550 ve 573 Sıra No.lu Tebliğlerle değişen güncel hâli, bölüm IV.2.1, IV.2.4.3 (589 Sıra No.lu Tebliğ ile eklenen ibarelerle), V.1.1 ve VI
• Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Arşiv Fatura Uygulaması infografiği
• Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Arşiv Fatura Uygulamasına Dâhil Olmayan Mükelleflerce Tutarı 5.000 TL ve 30.000 TL'yi Aşan Faturaların GİB Portalinden Düzenleme Kılavuzu (Aralık 2019)
• Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Arşiv Uygulamaları (e-Arşiv Fatura, e-SMM) İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu, Versiyon 1.1 (Ocak 2025)
• Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Arşiv Portal giriş ekranı