e-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır? GİB Kayıt Kontrolü

e-Arşiv fatura sorgulama, size kesilen bir e-Arşiv faturanın Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sisteminde kayıtlı olup olmadığının kontrol edilmesidir. GİB'in e-Belge sitesindeki e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranına satıcının VKN/TCKN'si, 16 haneli fatura numarası, ödenecek tutar ve güvenlik kodu girilir. Giriş şifresi gerekmez; ekran yalnızca sisteme kayıtlı faturalar için sonuç verir.

Bu kontrol neden gerekli? e-Fatura, GİB sistemi üzerinden doğrudan alıcının gelen kutusuna düşer; yani alıcı faturanın sistemden geçtiğini zaten görür. e-Arşiv fatura ise size e-posta, PDF, SMS bağlantısı ya da kâğıt çıktı olarak ulaşır. Elinizdeki belgenin gerçekten GİB'e iletilmiş bir e-Arşiv fatura mı, yoksa sadece ona benzeyen bir PDF mi olduğunu belgeye bakarak anlayamazsınız. Gider yazacağınız ya da KDV'sini indirim konusu yapacağınız bir faturada bu ayrım önemlidir.

GİB ekranında adım adım e-Arşiv fatura sorgulama

Sorgu ekranına ebelge.gib.gov.tr adresindeki e-Arşiv menüsünden, e-Arşiv Fatura Sorgulama bağlantısıyla ulaşılır (doğrudan adres: https://ebelge.gib.gov.tr/earsivsorgula.html). Ekranın üstünde, sorgunun "e-Arşiv Sisteminde Kayıtlı Faturalar İçin Geçerli" olduğu yazar.

Doldurmanız gereken dört alan var:

Alanları doldurup Gönder butonuna bastığınızda, bilgiler sistemdeki kayıtla eşleşirse fatura bulunur; eşleşmezse sonuç dönmez.

Fatura numarasını doğru okumak

e-Belge izniyle düzenlenen belgelerde klasik seri-sıra numarası yerine sabit yapılı bir numara kullanılır. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin V.4 bölümüne göre bu numara 3 haneli birim kodu ile 13 haneli sıra numarasından oluşur; sıra numarası da 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan meydana gelir:

Fatura numarasını kopyalarken boşluk bırakmak, sıfırları eksik yazmak veya numara yerine faturadaki ETTN (36 karakterlik, tireli benzersiz kimlik) değerini girmek sık yapılan hatalardır. Sorgu ekranı fatura numarasını ister.

"Ödenecek tutar" ile "genel toplam" aynı şey değildir

GİB ekranının altındaki uyarı bunu özellikle belirtir: faturalarda ödenecek tutar, genel toplam ya da toplam tutar gibi farklı tutar alanları bulunur ve sorguda ödenecek tutar kuruş haneleriyle birlikte doğru girilmelidir.

Tevkifatlı faturalarda bu fark belirgindir: KDV'nin bir kısmını alıcı beyan ettiği için ödenecek tutar, vergiler dahil toplamdan düşüktür. Genel toplamı yazarsanız fatura bulunamaz.

Fatura bulunamadı çıkarsa neye bakmalısınız?

Sonuç dönmemesi her zaman sahte bir belge anlamına gelmez. GİB'in sorgu ekranında sıraladığı kontrol maddeleri ve raporlama kuralları birlikte değerlendirildiğinde, şu sırayla ilerlemek en sağlıklısıdır:

1. Belge gerçekten e-Arşiv fatura mı? Belgenin üst kısmında "e-Arşiv Fatura" ibaresi olmalıdır. Size e-Fatura gelmişse bu ekran onu bulmaz; e-Fatura, e-Fatura sistemi üzerinden takip edilir.
2. VKN/TCKN satıcıya mı ait? Kendi kimlik numaranızı ya da varsa aracı platformun numarasını yazmak yaygın bir hatadır. Alan, faturayı düzenleyenin numarasını ister.
3. Fatura numarası tam mı? 16 karakterin hepsini, sıfırlarıyla birlikte girin.
4. Tutar kuruşuyla doğru mu? Ödenecek tutarı kullanın; ondalık ayıracını ve kuruş hanelerini kontrol edin.
5. Güvenlik kodu doğru mu? Kod karmaşık bir harf-rakam dizisidir; okunmuyorsa görselin üzerine tıklayarak yenisini alın.
6. Fatura sisteme ulaşmış olabilir mi? Aşağıdaki raporlama süresine bakın.

Raporlama süresi: aynı gün sorgulamak sonuç vermeyebilir

e-Arşiv faturaların GİB'e ulaşma şekli, satıcının kullandığı yönteme göre değişir:

• GİB Portal yöntemi: Fatura doğrudan GİB'in sisteminde oluşturulur. Ayrıca rapor gönderilmez.
• Özel entegratör veya entegrasyon yöntemi: Fatura, satıcının ya da entegratörün sisteminde oluşturulur ve GİB'e e-Arşiv Raporu ile toplu olarak bildirilir. GİB'in e-Arşiv Teknik Kılavuzu'na göre bu raporlar 1 Ocak 2019'dan itibaren günlük dönemler hâlinde ve en geç izleyen günün sonuna kadar gönderilir.

Pratikte bu şu anlama gelir: Pazartesi günü özel entegratör üzerinden kesilmiş bir fatura, raporun Salı günü sonuna kadar gönderilmesi yeterli olduğu için Pazartesi yapılan sorguda görünmeyebilir. Böyle bir durumda raporlama süresi dolduktan sonra sorguyu tekrarlayın. Kılavuz, internet satışlarında kâğıt çıktı verilen faturalarda faturanın hangi tarihten itibaren GİB sistemlerinden sorgulanabileceğinin belge üzerinde belirtilmesini de ister; elinizdeki çıktıda bu bilgi varsa o tarihi esas alın.

Satıcının hangi yöntemi kullandığını bilmiyorsanız, faturanın düzenlenme tarihinden en az iki gün sonra sorgulamak güvenli bir yaklaşımdır. Yöntemler arasındaki farkı özel entegratör nedir yazısında ayrıntılı anlattık.

"Taslak" yazan belge henüz fatura değildir

GİB'in e-Arşiv portalında hazırlanan faturalar, alıcıya teslim edilmeden önce SMS ile gelen kodla imzalanır. Entegratör portallarında da belge imzalanana kadar üzerinde "Taslak" filigranı bulunur. Üzerinde taslak ibaresi olan bir belge, imzalanıp kesinleşmemiş bir taslaktır; sorguda bulunamaması normaldir. Satıcıdan imzalanmış nihai faturayı isteyin.

Hâlâ bulunamıyorsa

Tüm kontrollere ve raporlama süresinin dolmasına rağmen fatura sistemde görünmüyorsa:

• Satıcıdan faturanın düzenlendiği yöntemi (portal, özel entegratör) ve faturanın elektronik halini (XML) isteyin.
• Belgeyi kayda almadan ve KDV'sini indirim konusu yapmadan önce durumu mali müşavirinizle değerlendirin.
• Sistemde bulunmayan bir belgeyi gider ya da indirim belgesi olarak kullanmak, vergi incelemesinde ciddi sonuçlar doğurabilir; belgenin geçerliliği netleşene kadar ödeme ve kayıt işlemlerini bekletmek daha güvenlidir.

Adınıza kesilen tüm e-Arşiv faturaları listeleme

Tek tek sorgulamak yerine size düzenlenen e-Arşiv faturaların toplu listesini görmek istiyorsanız GİB'in e-Arşiv (interaktif) Portalı kullanılır. GİB'in e-Arşiv İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu'na göre giriş yöntemi, sizin e-Belge kullanım şeklinize bağlıdır:

Giriş yaptıktan sonra:

1. "Adıma Düzenlenen Belgeler" sekmesini seçin.
2. Belge tarihlerini kapsayacak bir tarih aralığı girip sorgulayın.
3. Listelenen belgelerde satıcı, tarih ve tutar bilgilerini kendi kayıtlarınızla karşılaştırın.

Bu liste, size iletilmemiş ya da hiç haberiniz olmayan bir faturanın adınıza düzenlenip düzenlenmediğini görmenin de pratik yoludur. Kaydınızda olmayan bir fatura görürseniz aynı ekrandan işlem yapabilirsiniz.

Aynı ekrandan iptal talebi ve durum takibi

Listede seçtiğiniz bir belge için "İptal Talebi Oluştur" butonuyla gerekçe yazarak talep açabilirsiniz; talep satıcının sistemine iletilir. Talebin onaylanıp onaylanmadığı aynı sekmedeki "İptal/İtiraz Durumu" sütunundan izlenir.

Burada iki sınır vardır:

• Süre: Kılavuza göre e-Arşiv faturada iptal, belgenin alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde yapılmalıdır.
• Kimlik bilgisi: Bu iptal/itiraz süreçleri, alıcının VKN veya TCKN bilgisinin belge üzerinde yer alması durumunda işler.

İptal ile itiraz arasındaki fark, 8 günlük sürenin nereden başladığı ve "sanal Ba/Bs" etkisi için e-Faturaya itiraz ve iptal nasıl yapılır yazımıza bakabilirsiniz; e-Arşiv tarafındaki farklar da orada ayrı bir bölümde anlatılıyor.

GİB kayıt kontrolü: Doğru belge türü mü kesildi?

Sorgu sonucu olumlu çıksa bile, faturanın doğru belge türünde düzenlenip düzenlenmediğini ayrıca kontrol etmek gerekir. Bunun için iki kayıt kontrolü yapılır.

Satıcı e-Arşiv uygulamasına kayıtlı mı?

GİB'in sorgu ekranındaki ilk uyarı, sorguladığınız faturanın e-Arşiv uygulaması kapsamında düzenlendiğinden emin olmanızı ister ve e-Arşiv fatura düzenlemeye yetkili mükelleflerin "e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi" ile duyurulduğunu belirtir. Bu listeye ebelge.gib.gov.tr adresindeki e-Arşiv menüsünden ulaşabilirsiniz. Satıcı listede yoksa, elinizdeki belgenin e-Arşiv fatura olarak düzenlenmiş olması beklenmez.

Siz e-Fatura kullanıcısı mısınız?

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin IV.2.1 bölümüne göre e-Arşiv uygulamasına kayıtlı bir satıcı, istisnai durumlar dışında:

• e-Fatura'ya kayıtlı alıcılara faturayı e-Fatura olarak,
• e-Fatura'ya kayıtlı olmayan mükelleflere ve vergi mükellefi olmayanlara e-Arşiv fatura olarak

düzenlemek zorundadır. Dolayısıyla işletmeniz e-Fatura kullanıcısıysa ve satıcı size e-Arşiv fatura kesmişse, belge GİB'de kayıtlı görünse bile yanlış türde düzenlenmiş olabilir. Bu durumda düzeltme için satıcıyla iletişime geçin ve süreyi kaçırmamak için 8 günlük iptal penceresini göz önünde bulundurun. Kendi e-Fatura kaydınızın görünür olup olmadığını e-Belge sitesindeki e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar listesinden kontrol edebilirsiniz. İki belge türü arasındaki farkı e-Arşiv fatura nedir yazısında özetledik.

Faturanın üzerinde kontrol edilecek bilgiler

Sorguya ek olarak, belgenin şekli de mevzuattaki zorunlu unsurları taşımalıdır. 509 Sıra No.lu Tebliğ'in ilgili bölümlerine göre bir e-Arşiv faturada şunlara bakın:

• GİB amblemi ve ibareler (V.3): Belgenin üst orta kısmında Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi, etrafında "Hazine ve Maliye Bakanlığı" ibaresi ve altında "e-Arşiv Fatura" yazısı bulunur.
• Elektronik iletim ifadesi (V.3): Fatura size elektronik ortamda iletildiyse belgenin alt kısmında, e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletildiğini belirten bir ifade yer alır.
• Düzenleme saati (V.5.2): Düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika gösterilmesi zorunludur.
• Zorunlu bilgiler (IV.2.3): Düzenleme tarihi ve belge numarası; düzenleyenin adı/unvanı, adresi, vergi dairesi ve VKN'si; alıcı bilgileri; malın veya hizmetin cinsi, miktarı, fiyatı, tutarı, vergi türü, oranı ve tutarı; varsa teslim tarihi ve irsaliye numarası.
• Karekod/barkod (IV.2.3): Tebliğ, faturanın GİB sistemlerinden sorgulanmasına ve doğrulanmasına imkân veren bir karekod veya barkodu da zorunlu bilgiler arasında sayar; bu zorunluluğun başlangıcı GİB'in ebelge.gib.gov.tr üzerinden yapacağı duyuruya bağlanmıştır. Uygulamanın güncel durumunu GİB duyurularından kontrol edin.

Fatura size elektronik olarak geldiyse, satıcının UBL-TR formatındaki XML dosyasını da basılabilir görüntüsüyle birlikte iletmesi gerekir. XML dosyasını açamıyorsanız e-Fatura XML dosyası nasıl açılır yazısındaki yöntemler e-Arşiv faturalar için de geçerlidir.

Satıcıysanız: Faturalarınız sorgulanabilir mi?

Müşterileriniz de aynı ekranı kullanır. Sorguda bulunamayan bir fatura, müşteri tarafında güven sorununa ve gereksiz destek taleplerine yol açar. Satıcı tarafında kontrol edilecek noktalar:

• Raporların zamanında gittiğinden emin olun. Özel entegratör kullanıyorsanız günlük e-Arşiv raporlarının başarıyla iletildiğini entegratör panelinizden takip edin.
• Fatura numarası yapısını koruyun. Birim kodlarını serbestçe belirleyebilirsiniz; ancak aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz. Kılavuz, internet satışları için diğer satışlardan ayrı birim kod kullanılmasını da ister.
• Ödenecek tutarı net gösterin. Müşterinin sorguda yazacağı tutar budur; tevkifat veya iskonto varsa alanların karışmaması gerekir.
• Pazaryeri satışlarında e-Arşiv faturanın hangi bilgileri taşıması gerektiğini pazaryeri satışında e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir yazısında anlattık.

e-Fatura ve e-Arşiv faturalarınızı tek panelden oluşturup müşterilerinize e-posta veya SMS ile göndermek ve hepsini tek yerden izlemek için Paramset ön muhasebe programı kullanabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

1. Genel toplamı yazmak. Sorgu, faturadaki ödenecek tutarı ister.
2. Alıcının kimlik numarasını girmek. VKN/TCKN alanı faturayı düzenleyen satıcıya aittir.
3. ETTN'yi fatura numarası sanmak. Sorgu 16 karakterlik belge numarasıyla yapılır.
4. Fatura kesildiği gün sorgulamak. Özel entegratör üzerinden kesilen faturalar izleyen günün sonuna kadar raporlanabilir.
5. e-Faturayı bu ekranda aramak. Sorgu ekranı yalnızca e-Arşiv sisteminde kayıtlı faturalar için çalışır.
6. Taslak belgeyi kabul etmek. "Taslak" filigranlı belge imzalanmış bir fatura değildir.
7. 8 günü kaçırmak. Hatalı bir faturayı fark ettiğinizde iptal süresi belgenin alıcıya iletildiği tarihten itibaren işlemeye başlamıştır.

Kaynaklar

• Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranı
• Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi
• Gelir İdaresi Başkanlığı, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) — 515, 526, 535, 550 ve 573 Sıra No.lu Tebliğlerle değişen güncel hâli, bölüm IV.2.1, IV.2.3, V.3, V.4, V.5.2 ve V.8
• Gelir İdaresi Başkanlığı, Elektronik Arşiv Kılavuzu, Versiyon 1.17 (Mayıs 2024), bölüm 5 ve 6
• Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Arşiv Uygulamaları (e-Arşiv Fatura, e-SMM) İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu, Versiyon 1.1 (Ocak 2025)
• Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Arşiv Fatura Portali Özel Entegratör Sistemleri ile Entegrasyon ve Uygulama Kılavuzu (Eylül 2021)