Pazaryeri Satışında e-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir?

Pazaryerinde satış yapan işletmelerin en çok karıştırdığı konulardan biri şudur: "Faturayı zaten kesiyorum, neyi eksik yapıyorum?" Sorun genellikle faturanın kesilip kesilmemesi değil, internet üzerinden yapılan satışlarda faturanın ek zorunlu alanlar ve özel bir ibare ile düzenlenmesi gerektiğinin bilinmemesidir.

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, elektronik ticaret kapsamında düzenlenen e-Arşiv faturalar için ayrı bir bölüm ayırmıştır. Bu bölüme göre faturada web adresinden ödeme tarihine, kargo firmasının vergi numarasından iade bölümüne kadar altı bilginin bulunması ve fatura üzerinde "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesinin yer alması zorunludur.

Bu rehberde pazaryeri satışlarında e-Arşiv faturanın nasıl düzenleneceğini, hangi alanların zorunlu olduğunu, faturanın ne zaman irsaliye yerine geçtiğini ve iade sürecinin nasıl işlediğini adım adım anlattık.

Pazaryerinde Faturayı Kim Düzenler?

Pazaryeri modelinde iki ayrı fatura akışı vardır ve bunlar sık sık birbirine karışır:

Yani ürünü satan sizseniz, müşteriye faturayı platform değil siz düzenlersiniz. Platformun size kestiği komisyon faturası ise sizin gider tarafınıza yazılır; müşteriye kestiğiniz faturanın yerine geçmez. Pazaryeri panelinden gelen "sipariş belgesi" veya "satış özeti" de fatura değildir.

Bu ayrım net değilse hem KDV hem de gelir tarafında hatalı kayıt oluşur. Satış hacminizi ve komisyon giderlerinizi tek yerden izlemek için pazaryeri entegrasyonu tarafında sipariş–fatura eşleşmesini kurmanız işinizi ciddi biçimde kolaylaştırır.

e-Fatura mı, e-Arşiv Fatura mı?

Belge türünü sizin tercihiniz değil, alıcının e-Fatura sistemindeki kaydı belirler:

• Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir mükellefse → e-Fatura
• Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse veya nihai tüketiciyse → e-Arşiv fatura

Pazaryeri satışlarının büyük çoğunluğu nihai tüketiciye yapıldığı için pratikte e-Arşiv fatura düzenlenir. Ancak kurumsal alıcı (şirket adına fatura isteyen müşteri) e-Fatura kayıtlı kullanıcıysa belge e-Fatura olarak düzenlenmelidir.

Buradaki kritik nokta şu: internet satışına özel zorunlu bilgiler yalnızca e-Arşiv faturayla sınırlı değildir. Tebliğ, e-Fatura kayıtlı kullanıcılara internet üzerinden mal satışı yapanların da düzenledikleri e-Faturada -iade bölümü hariç- aynı bilgilere yer vermesi gerektiğini belirtir.

İki belge türü arasındaki temel farkları daha ayrıntılı okumak isterseniz: e-Arşiv Fatura Nedir? e-Fatura ile Farkları Nelerdir?

Pazaryeri Satıcısı Ne Zaman Zorunlu Kapsama Girer?

İnternet üzerinden satış yapanlar için hasılat eşiği, genel eşikten daha düşüktür. 509 Sıra No.lu Tebliğ'in "IV.1.4" bölümünde, kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde ya da diğer elektronik ortamlarda mal veya hizmet satışı gerçekleştiren mükellefler için brüt satış hasılatı eşiği şöyle belirlenmiştir:

Eşiği aşan mükellefler, ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar başvuru ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Yani 2025 hesap döneminde 500 Bin TL'yi aşan bir pazaryeri satıcısı için kritik tarih 1 Temmuz 2026'dır.

Genel e-Fatura eşiği (2022 ve sonraki hesap dönemleri için 3 Milyon TL) bu grupta uygulanmaz; e-ticaret faaliyeti nedeniyle daha düşük eşik geçerlidir. Eşiği kaçırdıysanız ne yapmanız gerektiğini şu yazıda ele almıştık: E-Ticarette e-Fatura Zorunluluğu: 500.000 TL Eşiğini Kaçırdıysanız Ne Yapmalısınız?

Eşiğin altındaysanız kâğıt fatura kesebilir misiniz?

2026 itibarıyla bu soru büyük ölçüde anlamını yitirdi. 573 Sıra No.lu Tebliğ ile değişik "IV.2.4.3" bölümüne göre, e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin düzenleyeceği faturalar:

• 1/1/2025 - 31/12/2025 arasında vergiler dahil toplam tutarı 3 Bin TL'yi aşıyorsa,
• 1/1/2026 tarihinden itibaren ise tutarına bakılmaksızın

GİB'in e-Belge düzenleme portali ya da izin almış özel entegratör sistemleri üzerinden e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmek zorundadır.

Tek istisna, 589 Sıra No.lu Tebliğ ile getirilen ertelemedir: ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için 3 Bin TL'li dönem 31/12/2026'ya, tutar sınırı olmaksızın e-Arşiv zorunluluğu ise 1/1/2027'ye ötelenmiştir.

Kısacası: pazaryerinde satış yapıyorsanız, cironuz düşük olsa bile 2026'da faturalarınızı büyük ihtimalle e-Arşiv olarak düzenlemek durumundasınız.

İnternet Satışında Zorunlu Alanlar

İşin merkezindeki hüküm, 509 Sıra No.lu Tebliğ'in "IV.2.4.5. Elektronik Ticaret Kapsamında Düzenlenen e-Arşiv Faturalara İlişkin Usul ve Esaslar" bölümüdür. Buna göre elektronik ticaret kapsamında düzenlenecek e-Arşiv faturalarda aşağıdaki bilgilere yer verilmesi zorunludur:

Bu altı bilginin yanında faturada, e-Arşiv faturalar için genel olarak aranan bilgiler de yer almalıdır: düzenlenme tarihi ve belge numarası, satıcının ad/unvan, adres, vergi dairesi ve VKN bilgisi, müşterinin ad/unvan ve varsa vergi bilgileri, malın nevi, miktarı, fiyatı, tutarı ile vergi türü, oranı ve tutarı, teslim tarihi ve irsaliye numarası, ayrıca GİB'in duyurduğu içerikte karekod/barkod.

4 numaralı alan neden en çok sorun çıkarır?

Uygulamada en sık takılınan alan, gönderiyi taşıyanın VKN bilgisidir. Pazaryerinde kargo firması sipariş bazında değişebildiği için bu alanın manuel doldurulması hem yavaş hem hataya açıktır. Doğru kurulum, pazaryeri entegrasyonunun kargo firmasını sipariş verisinden okuyup fatura şablonuna otomatik taşımasıdır. Sabit bir kargo firması unvanını her faturaya kopyalamak, gönderi başka bir firmaya verildiğinde faturayı hatalı hale getirir.

"Bu Satış İnternet Üzerinden Yapılmıştır." İbaresi

Zorunlu alanlara ek olarak, tebliğ faturanın üzerinde şu ifadenin bulunmasını arar:

"Bu satış internet üzerinden yapılmıştır."

Bu ibare bir tercih ya da bilgilendirme notu değil, tebliğde açıkça yazılı bir zorunluluktur. Dikkat edilmesi gerekenler:

• İbare fatura üzerinde görünür olmalıdır; sadece XML tarafında bir bayrağın işaretlenmiş olması, faturanın basılabilir görüntüsünde ifadenin görünmemesi riskli bir uygulamadır.
• Teknik tarafta e-Arşiv formatında satışın internet üzerinden yapıldığını belirten bir alan bulunur; entegratör panelinde faturayı "internet satışı" olarak işaretlediğinizde hem bu alan hem de ibare genellikle otomatik gelir.
• Kendi siteniz üzerinden yaptığınız satışlar da bu kapsamdadır. İbare yalnızca pazaryerlerine özgü değildir; internet üzerinden yapılan her satış için geçerlidir.

Faturayı düzenlerken bu kutucuğu işaretlemeyi unutmak, sonradan fatura iptali ve yeniden düzenleme yüküne yol açar. En pratik çözüm, pazaryeri siparişlerinin faturasını manuel değil, entegrasyon üzerinden otomatik oluşturmak ve şablonu bir kere doğru kurmaktır.

Düzenleme Saati ve Faturanın İrsaliye Yerine Geçmesi

e-Arşiv faturada sık atlanan bir başka kural: düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur. Bu, tüm e-Arşiv faturalar için geçerli genel bir kuraldır.

Saat bilgisi ayrıca faturanın irsaliye yerine kullanılabilmesi için de gerekir. Alıcıya malın yanında kâğıt olarak verilen e-Arşiv fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir; ancak bunun için dört şart birlikte sağlanmalıdır:

Bu şartlardan biri eksikse belge irsaliye yerine geçmez ve sevk sırasında ayrıca sevk irsaliyesi düzenlemeniz gerekir.

Kargo paketinin yanında ne bulunmalı?

Tebliğ, internet üzerinden yapılan satışlarda sevk edilen malın yanında şunlardan birinin bulunmasını zorunlu tutar:

• Sevk irsaliyesi ya da e-İrsaliyenin bir örneği (veya e-İrsaliyenin elektronik ortamda sorgulanmasına, görüntülenmesine ve doğrulanmasına imkân veren bilgileri barındıran özel kodlu belgenin kâğıt çıktısı),
• Sevk irsaliyesi yerine geçen e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısı,
• Ya da ÖKC fatura bilgi fişi.

Yani "faturayı müşteriye e-posta ile gönderdim, paketin içine bir şey koymama gerek yok" yaklaşımı doğru değildir. Faturanın elektronik ortamda iletilmesi hâlinde ayrıca kâğıda basılması gerekmez; ancak sevk sırasında malın yanında yukarıdaki belgelerden biri bulunmak zorundadır. e-İrsaliye tarafındaki yükümlülükleri şurada ayrıntılı anlattık: e-İrsaliye Nedir? Kimler Kullanmak Zorunda, Nasıl Düzenlenir?

İade Süreci: Faturanın İade Bölümü Nasıl Çalışır?

Pazaryeri satışlarında iade oranları yüksek olduğu için bu bölüm ayrı bir önem taşır. Nihai tüketici fatura düzenleyemeyeceği için, iade akışı faturanın kendi üzerindeki iade bölümü ile çözülür.

Tebliğe göre süreç şöyledir:

1. Müşteri malı iade etmek isterse, kendisine elektronik ortamda iletilen faturanın kâğıt çıktısını alır.
2. Faturadaki iade bölümünü doldurup imzalar (ad soyad, adres, imza; iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar).
3. Belgeyi mal ile birlikte satıcıya geri gönderir.
4. Satıcıya geri gönderilen bu belge, satıcı tarafından düzenlenen gider pusulası yerine geçer.

Bu nedenle faturanızın şablonunda iade bölümünün fiilen bulunması gerekir. İade bölümü olmayan bir fatura şablonu, iade geldiğinde belge düzeni açısından sizi boşlukta bırakır.

Pratikte pazaryeri iadelerinde bu adımların tamamı her zaman müşteriden gelmez; platformun iade süreci devreye girer. Bu durumda iadenin muhasebeleştirilmesinde hangi belgenin esas alınacağını mali müşavirinizle netleştirmeniz, sonradan KDV düzeltmesi tartışması yaşamamak açısından önemlidir.

Faturayı Ne Zaman Düzenlemeniz Gerekir?

Genel kural Vergi Usul Kanunu'nun 231'inci maddesinde yer alır: fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.

Ancak pazaryeri satışlarında pratik durum daha dardır:

• Faturanın kâğıt çıktısını irsaliye yerine kullanacaksanız, fatura malın teslimi anında düzenlenmiş olmalıdır — yani yedi günlük süreyi bekleyemezsiniz.
• Pazaryeri platformları da genellikle kendi işleyişleri gereği faturanın kargoya verilmeden önce yüklenmesini bekler.

Bu yüzden pazaryerinde çalışan işletmelerde doğru kurgu, faturanın sipariş kargoya verilirken otomatik oluşturulmasıdır.

Sık Yapılan Hatalar

Pazaryeri Satışlarında Fatura Düzenini Nasıl Kurmalısınız?

Fatura kesmek tek başına yeterli değildir; siparişten tahsilata kadar bütün akışın izlenebilir olması gerekir. Pratik bir düzen için şu adımları öneririz:

• Pazaryeri siparişlerini tek bir panelde toplayın; sipariş–fatura eşleşmesini otomatikleştirin.
• Fatura şablonunuza internet satışı alanlarını (web adresi, ödeme şekli/tarihi, kargo bilgisi, gönderi tarihi, iade bölümü) bir kez doğru şekilde tanımlayın.
• Kurumsal alıcılar için e-Fatura kayıtlı kullanıcı sorgusunu otomatik yapın; belge türünü elle seçmeyin.
• Komisyon, kargo ve reklam faturalarını gider tarafında ayrı kalemlerde izleyin.
• İade ve iptal işlemlerini fatura ile ilişkilendirerek kaydedin.

Paramset ön muhasebe programı, pazaryeri siparişlerini fatura, stok, cari hesap ve tahsilat tarafıyla birlikte yönetmenizi sağlar. GİB Portal ile özel entegratör arasındaki farkı merak ediyorsanız: Özel Entegratör Nedir, Ne İşe Yarar?

Sık Sorulan Sorular

Pazaryerinde her siparişe fatura kesmek zorunda mıyım?

Evet. Nihai tüketiciye yapılan satışlarda da belge düzenleme yükümlülüğü satıcıya aittir. Pazaryerinin ürettiği sipariş özeti veya hakediş raporu fatura yerine geçmez.

Faturaya hangi web adresini yazmalıyım?

Satış işleminin fiilen yapıldığı web adresini. Sipariş Trendyol'dan geldiyse Trendyol'un, Hepsiburada'dan geldiyse Hepsiburada'nın adresi yazılır; kendi kurumsal siteniz değil.

"Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ibaresini yazmazsam ne olur?

İbare tebliğde zorunlu tutulduğu için belge, tebliğde öngörülen şekle uygun düzenlenmemiş olur. Bu da belge düzenine ilişkin cezai riskleri ve sonradan iptal/yeniden düzenleme yükünü beraberinde getirir.

Kurumsal müşteriye internet üzerinden satış yaparsam bu alanları yazmayacak mıyım?

Yazacaksınız. e-Fatura kayıtlı kullanıcılara internet üzerinden mal satışı yapanlar da düzenledikleri e-Faturada, iade bölümü hariç aynı bilgilere yer vermek zorundadır.

Faturayı e-posta ile gönderdim, kargoya ayrıca bir şey koymam gerekir mi?

Evet. Sevk sırasında malın yanında sevk irsaliyesi, e-İrsaliye örneği, irsaliye yerine geçen e-Arşiv fatura kâğıt çıktısı veya ÖKC fatura bilgi fişinden biri bulunmalıdır.

Ciro eşiğinin altındayım, yine de e-Arşiv düzenlemek zorunda mıyım?

Büyük ihtimalle evet. 1/1/2026'dan itibaren e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturaları tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenmek zorundadır. Basit usul ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu tarih 1/1/2027'ye ötelenmiştir. Kendi durumunuz için güncel tebliğ metnini ve mali müşavirinizi teyit edin.

İade geldiğinde gider pusulası düzenlemem gerekir mi?

Müşteri, faturanın kâğıt çıktısındaki iade bölümünü doldurup imzalayarak mal ile birlikte size gönderdiyse, bu belge satıcı tarafından düzenlenen gider pusulası yerine geçer.

Sonuç

Pazaryeri satışlarında e-Arşiv fatura düzenlemek, "faturayı kesmek"ten ibaret değildir. Tebliğ; web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, kargo firmasının unvanı ve VKN'si, gönderi tarihi ve iade bölümü olmak üzere altı bilgiyi zorunlu tutar ve fatura üzerinde "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesini arar. Buna düzenleme saatinin gösterilmesi ve sevk sırasında malın yanında belge bulundurma yükümlülüğü eklenir.

İyi haber şu: bu alanların tamamı sipariş verisinde zaten mevcuttur. Doğru kurulmuş bir pazaryeri–ön muhasebe entegrasyonunda web adresi, ödeme bilgisi, kargo firması ve sevk tarihi faturaya otomatik taşınır. Şablonu bir kez doğru kurmak, her siparişte tekrarlanan hata riskini ortadan kaldırır.

Tutar, oran ve tarih içeren düzenlemeler zaman içinde değişebildiğinden, kendi mükellefiyet durumunuz için güncel tebliğ metnini ve GİB duyurularını kontrol etmenizi öneririz.

Kaynaklar

• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) — konsolide metin (ASMMMO)
• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) — konsolide metin (Lexpera)
• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 573) — 12 Kasım 2024, Sayı: 32720
• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 589) — 31 Aralık 2025, Sayı: 33124 (5. Mükerrer)