Faturada T.C. Kimlik Numarası Zorunlu mu? 11111111111 Ne Zaman Yazılır?

Hayır, vergi mükellefi olmayan bir müşteriye (nihai tüketiciye) kesilen faturada T.C. kimlik numarası yazmak zorunlu değildir. Müşteri TCKN'sini paylaşmak istemezse ya da TCKN'si yoksa, e-Arşiv faturada alıcı VKN/TCKN alanına 11111111111 (on bir adet 1) yazılır. Alıcı vergi mükellefiyse — şahıs şirketi dahil — VKN veya TCKN eksiksiz yazılmak zorundadır.

Kafa karışıklığının kaynağı, mevzuatla yazılımın farklı şeyler söylüyor gibi görünmesidir. Mevzuat müşterinin vergi numarasını yalnızca "varsa" ister; ancak e-Arşiv fatura ekranlarında VKN/TCKN alanı boş bırakılamaz. 11111111111, bu iki kuralı uzlaştırmak için GİB'in kabul ettiği teknik bir değerdir. Aşağıda hangi alıcıya ne yazılacağını, 11111111111'in nerede kullanılamayacağını ve yabancı müşterilerde nasıl ilerleneceğini adım adım anlattık.

Kısa Cevap: Hangi Alıcıda Ne Yazılır?

Tablonun özeti şu: 11111111111 yalnızca vergi mükellefi olmayan kişiler için kullanılır. Karşınızdaki alıcı bir işletmeyse — ne kadar küçük olursa olsun — gerçek numarası yazılır.

Mevzuat Ne Diyor? Her Şey "Varsa" Kelimesinde

Faturanın şekli Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 230'uncu maddesinde düzenlenir. Madde, faturada müşterinin "adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası" bulunmasını ister. Buradaki "hesap numarası" bugünkü karşılığıyla vergi kimlik numarasıdır.

Elektronik belgeler için aynı yapı 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nde tekrarlanır. Tebliğin "IV.2.3. e-Arşiv Faturada Bulunması Gereken Bilgiler" bölümünün (c) bendi şöyledir:

"Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası."

Vergi mükellefi olmayan bir kişinin bağlı olduğu bir vergi dairesi ve mükellefiyet numarası yoktur; bu yüzden bu bilgiler faturaya yazılmak zorunda değildir. TÜRMOB'un 18.01.2024 tarihli ve 37 sayılı sirküleri de bunu açıkça ifade eder: vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere düzenlenecek faturalarda vergi dairesi ve vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası bilgilerine yer verilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır.

Dikkat edilmesi gereken nokta, "varsa" ifadesinin adı/soyadı için kullanılmamasıdır. Müşterinin adı ve soyadı faturada her durumda yer alır; zorunlu olmayan yalnızca vergi dairesi ve numara bilgisidir.

TCKN neden "vergi numarası" sayılıyor?

T.C. vatandaşı gerçek kişilerde ayrı bir vergi kimlik numarası kullanılmaz; T.C. kimlik numarası vergi kimlik numarası olarak kullanılır. Bu uygulama, 29/08/2006 tarihli ve 26274 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 3 Sıra No.lu Vergi Kimlik Numarası Genel Tebliği ile başlamıştır.

Bu yüzden bir şahıs şirketi sahibine fatura keserken "vergi numarası" sorduğunuzda size 11 haneli TCKN'sini verir ve faturaya bu numara yazılır. 10 haneli VKN ise şirketlere (tüzel kişilere) aittir.

11111111111 Ne Zaman Yazılır?

e-Arşiv fatura ekranlarında alıcı VKN/TCKN alanı teknik olarak zorunludur. GİB'in e-Arşiv fatura düzenleme kılavuzu bu alan için şu açıklamayı yapar:

"VKN/TCKN alanın doldurulması ZORUNLUDUR. (TCKN bilgisini paylaşmak istemeyen bir nihai tüketici olması ya da TCKN'si olmaması durumunda bu alan 11111111111 olarak geçilebilir.)"

Buna göre 11111111111 yazmak için iki koşulun birlikte sağlanması gerekir:

1. Alıcı vergi mükellefi olmamalıdır. Yani faturayı kendi adına, işletmesi için almayan bir kişi olmalıdır.
2. Müşteri TCKN'sini paylaşmak istememeli ya da TCKN'si bulunmamalıdır. TCKN'si olmayan kişiye tipik örnek, Türkiye'de alışveriş yapan yabancı turisttir.

Bu durumlarda alıcının adı ve soyadı yine faturaya yazılır; 11111111111 yalnızca numara alanının yerini tutar. GİB'in e-İrsaliye kılavuzu da nihai tüketicilere düzenlenen e-İrsaliyeler için aynı kuralı koyar: müşterinin ad-soyad bilgilerine yer verilir, TCKN paylaşılmazsa alıcı VKN/TCKN alanına 11 adet 1 rakamı yazılır.

Satıcı, müşterinin verdiği bilgiyi doğrulamak zorunda mı?

Hayır. TÜRMOB sirkülerine göre vergi mükellefiyeti bulunmayan nihai tüketici niteliğindeki müşterilerin satıcıya bildirdiği bilgilerin doğruluğunu sağlama sorumluluğu satıcıda değildir. Müşteri adını veya TCKN'sini yanlış verirse bundan satıcı sorumlu tutulmaz.

Bu durum, mükellef alıcılar için geçerli değildir. Şirkete veya şahıs şirketine kestiğiniz faturada VKN/TCKN, unvan ve vergi dairesinin doğru olması sizin de sorumluluğunuzdadır; hatalı numarayla kesilen fatura alıcının kayıtlarında sorun çıkarır ve genellikle iptal edilip yeniden düzenlenmesi gerekir. e-Arşiv faturanın GİB kayıtlarında doğru görünüp görünmediğini kontrol etmek için: e-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

11111111111 Ne Zaman Yazılmaz?

11111111111 bir kolaylıktır; her "numarayı bilmiyorum" durumunun çözümü değildir. Aşağıdaki durumlarda kullanılamaz:

• Alıcı bir işletmeyse. Şirketlerin ve şahıs şirketlerinin vergi dairesi ve numarası "vardır"; dolayısıyla VUK 230 ve 509 Sıra No.lu Tebliğ gereği faturada yer almak zorundadır. Alıcı bu faturayı gider ve indirilecek KDV olarak kaydedeceği için numaranın doğru olması onun açısından da kritiktir. Müşteri "şirket adına fatura" istiyorsa 11111111111 seçeneği ortadan kalkar.
• Alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcıysa. Bu durumda belge zaten e-Arşiv değil e-Fatura olarak düzenlenir ve alıcıya VKN/TCKN'si üzerinden iletilir; yer tutucu bir numarayla e-Fatura gönderilemez. Belge türünün nasıl belirlendiğini e-Arşiv Fatura Nedir? e-Fatura ile Farkları Nelerdir? yazısında anlattık.
• Kişiye ait bilginin mevzuatla zorunlu tutulduğu alanlarda. Örneğin GİB, e-İrsaliyede şoförün TCKN alanına 11111111111 yazılamayacağını açıkça belirtmiştir: şoförün adı-soyadı ve TCKN'si (yabancı uyruklu şoförlerde pasaport numarası) doğru yazılmak zorundadır. 11111111111 alıcı alanı için tanınmış bir kolaylıktır, diğer kimlik alanlarına taşınamaz.
• Alıcı belli değilse. Müşterinin kim olduğunu bilmemek ile müşterinin numarasını paylaşmaması farklı durumlardır. e-İrsaliyede alıcısı sevk sırasında bilinmeyen mallar için ayrı bir "Muhtelif Müşteriler" düzeni vardır (VKN/TCKN alanına 5555555555, ad/unvan alanına "muhtelif müşteriler" yazılır). Bu düzen e-İrsaliyeye özgüdür; faturada ad-soyad yerine "muhtelif müşteriler" yazmak bu kurala dayandırılamaz.

e-İrsaliyedeki diğer zorunlu alanları şurada ele aldık: e-İrsaliye Nedir? Kimler Kullanmak Zorunda, Nasıl Düzenlenir?

Yabancı Müşteriye Fatura: 11111111111 mi, 2222222222 mi?

İki rakam sık karıştırılır; aradaki fark, alıcının gerçek kişi mi yoksa yurt dışındaki bir işletme mi olduğudur.

İhracat faturası tarafında ise farklı bir mantık işler: GİB'in e-İrsaliye kılavuzunun da hatırlattığı gibi, ihracat işlemlerinde düzenlenen e-Faturalar yurt dışındaki müşteri adına değil, Ticaret Bakanlığı adına düzenlenir. İhracatta hangi fatura tipinin ve istisna kodunun seçileceğini e-Fatura Tipleri Nelerdir? yazımızda anlattık.

Yurt dışındaki bir şirkete ihracat dışında (ör. hizmet faturası) e-Arşiv fatura düzenlerken VKN alanına ne yazılacağını, kullandığınız portalın veya özel entegratörünüzün güncel kılavuzundan teyit edin; GİB kılavuzları zaman zaman güncellenir.

"NİHAİ TÜKETİCİ" Yazmak Ne Zaman Mümkün?

Bazı faturalarda alıcı adı yerine "NİHAİ TÜKETİCİ" ifadesi görülür. Bu, 11111111111'den farklı ve çok daha dar bir kolaylıktır.

509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre bu imkân yalnızca şu mükelleflere tanınmıştır:

• e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına kayıtlı olup 483 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği kapsamındaki şartları sağlayarak ÖKC kullanımından muaf olanlar,
• 507 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nde belirtilen Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sisteminden yararlananlar.

Bu mükellefler, vergiler dahil toplam tutarı VUK 232'nci maddesindeki fatura düzenleme sınırına (tutar her yıl güncellenir) kadar olan perakende satışlarında, müşterinin adı, unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası yerine yalnızca "NİHAİ TÜKETİCİ" yazabilir. Bu şekilde düzenlenen e-Arşiv fatura perakende satış fişi veya ÖKC fişi olarak kabul edilir.

Yani ÖKC muafiyetiniz yoksa ya da tutar sınırı aşılıyorsa "NİHAİ TÜKETİCİ" yazamazsınız; müşterinin adı ve soyadı yazılır, numara bilinmiyorsa 11111111111 kullanılır. ÖKC tarafındaki yükümlülükler için: Yeni Nesil ÖKC Zorunluluğu: Kimler Kullanmak Zorunda?

E-Ticaret Sitesinde TCKN Alanı Zorunlu Olmalı mı?

Mevzuat nihai tüketiciden TCKN istemeyi zorunlu tutmadığı için, ödeme sayfasında TCKN alanını zorunlu yapmanıza gerek yoktur. Pratik bir kurgu şöyle olabilir:

• Bireysel fatura seçildiğinde TCKN alanı isteğe bağlı olsun; boş bırakılırsa fatura entegrasyonu alıcı numarasını otomatik olarak 11111111111 yazsın, ad-soyad ise siparişten gelsin.
• Kurumsal fatura seçildiğinde unvan, vergi dairesi ve VKN/TCKN alanları zorunlu olsun.
• Kurumsal alıcı girildiğinde sistem e-Fatura kayıtlı kullanıcı sorgusunu yapsın; alıcı kayıtlıysa belge otomatik olarak e-Fatura'ya dönsün.

TCKN bir kişisel veridir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 4'üncü maddesi, kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını ister. Faturada zorunlu olmayan bir bilgiyi her müşteriden zorla toplamak, bu ilke açısından da gereksiz bir yük oluşturur.

Pazaryeri siparişlerinde faturaya taşınması gereken diğer alanları (web adresi, ödeme bilgisi, kargo firması vb.) Pazaryeri Satışında e-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir? yazısında ayrıntılı anlattık.

Sık Yapılan Hatalar

Faturalarınızda Alıcı Bilgisini Nasıl Otomatikleştirirsiniz?

Bu kuralların çoğu her faturada elle hatırlanacak türden değildir; bir kez doğru kurulur ve sistem uygular. İyi kurulmuş bir fatura akışında:

• Alıcı tipi (bireysel / kurumsal) siparişten okunur,
• Bireysel alıcıda TCKN yoksa 11111111111 otomatik yazılır,
• Kurumsal alıcıda VKN ile e-Fatura kayıt sorgusu yapılır ve belge türü buna göre seçilir,
• Müşteri kartı bir kez oluşturulur, sonraki faturalarda tekrar girilmez.

Paramset ön muhasebe programı cari kartlarınızı, e-Fatura/e-Arşiv ayrımını ve pazaryeri siparişlerinden fatura oluşturmayı tek panelde yönetir. Faturalarınızı bir entegratör üzerinden düzenliyorsanız özel entegratör paneli sayfamıza da göz atabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Faturada T.C. kimlik numarası yazmak zorunlu mu?

Vergi mükellefi olmayan bireysel müşteride zorunlu değildir; VUK 230 ve 509 Sıra No.lu Tebliğ, müşterinin vergi dairesi ve numarasını yalnızca "varsa" ister. Alıcı şahıs şirketi sahibiyse TCKN'si vergi kimlik numarası yerine geçtiği için yazılmak zorundadır.

11111111111 kaç haneli, nereye yazılır?

On bir adet 1 rakamından oluşur ve e-Arşiv faturada (aynı şekilde nihai tüketiciye düzenlenen e-İrsaliyede) alıcı VKN/TCKN alanına yazılır. Müşterinin adı ve soyadı ayrıca yazılmaya devam eder.

Müşteri TCKN vermezse fatura kesmeyebilir miyim?

Hayır. Fatura düzenleme yükümlülüğü satıcıdadır ve TCKN'nin paylaşılmaması fatura kesmemek için gerekçe değildir. Numara alanına 11111111111 yazarak faturayı düzenlersiniz.

Yabancı turiste fatura keserken ne yazılır?

TCKN'si olmayan yabancı gerçek kişiler için GİB'in e-Arşiv kılavuzu alıcı numara alanına 11111111111 yazılabileceğini belirtir. Müşterinin adı ve soyadı yine yazılır.

2222222222 ne zaman kullanılır?

On adet 2'den oluşan bu değer 10 haneli VKN alanı içindir. GİB'in e-İrsaliye kılavuzu, ihracat işlemlerinde Türkiye'de mükellef olmayan yurt dışı müşteriler için VKN alanına 2222222222 yazılmasını öngörür. Bireysel Türk müşteriler için kullanılmaz.

Müşteri yanlış TCKN verirse sorumluluk kimde?

Vergi mükellefi olmayan nihai tüketicinin bildirdiği bilgilerin doğruluğunu sağlama sorumluluğu satıcıda değildir. Mükellef alıcılarda ise VKN/TCKN, unvan ve vergi dairesinin doğru yazılmasına dikkat etmeniz gerekir.

Sonuç

Faturada T.C. kimlik numarası, alıcı vergi mükellefi değilse zorunlu değildir. Müşteri numarasını vermek istemezse ya da TCKN'si yoksa e-Arşiv faturada numara alanına 11111111111 yazılır, adı ve soyadı ise her durumda faturada yer alır. Alıcı şirket veya şahıs şirketiyse gerçek VKN/TCKN ve vergi dairesi yazılmak zorundadır; alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcıysa belge e-Fatura olarak düzenlenir.

"NİHAİ TÜKETİCİ" ibaresi ise yalnızca ÖKC muafiyeti olan veya Güvenli Mobil Ödeme sisteminden yararlanan mükelleflerin, fatura düzenleme sınırına kadar olan perakende satışları için tanınmış dar bir kolaylıktır. GİB kılavuzları ve tutar sınırları zaman içinde güncellenebildiğinden, uygulamadan önce güncel kılavuz ve tebliğ metnini kontrol etmenizi öneririz.

Kaynaklar

• GİB — e-Arşiv Fatura Uygulamasına Dâhil Olmayan Mükellefler İçin GİB Portalinden Fatura Düzenleme Kılavuzu (Aralık 2019)
• GİB — e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu, Versiyon 1.2 (Eylül 2022)
• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) — konsolide metin (ASMMMO)
• TÜRMOB Sirküleri 18.01.2024/37 — 2024 Yılı Fatura Düzenleme Tutarı Sınırı
• TÜRMOB Sirküleri 29.08.2006/160 — T.C. Kimlik Numarasının Vergi Kimlik Numarası Olarak Uygulanması