Kamu Kurumlarına e-Fatura Nasıl Kesilir? KAMU Senaryosu ve IBAN Bilgisi

Kamu kurumlarına e-Fatura, alıcı idare GİB e-Fatura sistemine kayıtlıysa TEMELFATURA ya da KAMU senaryosuyla kesilir; ticari fatura senaryosu kullanılmaz. Faturaya ödemenin yapılacağı geçerli bir Türkiye IBAN'ı ile para birimi kodu yazılır ve ödemeyi yapacak harcama biriminin VKN'si ayrıca belirtilir. KAMU senaryosunda IBAN yoksa fatura GİB doğrulamasından geçmez.

Özel sektöre kesilen faturadan farkı, faturanın kamu tarafında bir ödeme emrine dönüşmesidir. Bakanlıklar, üniversiteler ve bunlara bağlı birimler e-Faturayı Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü'nün (MGM) harcama sistemi üzerinden alır ve ödemeyi doğrudan faturadaki bilgilerle başlatır. VKN yanlışsa fatura başka bir birime düşer; IBAN eksikse ödeme bekler. Bu yazıda senaryo seçimini, IBAN alanını, iki VKN kuralını ve hatalı faturada izlenecek yolu adım adım anlatıyoruz.

Kamu İdareleri e-Faturayı Nasıl Alır?

Kamuda e-Fatura, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki idareler için Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (BKMYBS) projesiyle başladı. GİB duyurusuna göre e-Fatura mükellefleri, MGM'nin harcama yönetim sistemini kullanan kamu idareleri ve bağlı harcama birimleri adına 1 Mart 2019'dan itibaren e-Fatura düzenleyip gönderebiliyor.

Bu yapının iki önemli sonucu var:

• MGM, özel entegratör rolündedir. Bu kapsamdaki kamu idareleri faturalarını kendi seçtikleri bir özel entegratör üzerinden değil, MGM'nin işlettiği altyapı üzerinden alır ve harcama-muhasebe süreçlerinde kullanır.
• Her harcama biriminin kendi VKN'si vardır. Genel bütçeli idarelerin vergi mükellefiyeti olmasa da harcama ve muhasebe birimleri adına ayrı vergi kimlik numaraları alınmıştır; ödemeler bu VKN'ler üzerinden yürür.

Kamu Harcama Süreçlerinde UBL-TR e-Fatura Uygulaması kılavuzunun (Kamu e-Fatura Teknik Kılavuzu) 11 Ekim 2024 tarihli 1.5 sürümü, kapsamı merkezi yönetim dışında kalan ama Bakanlığın uygulamaları üzerinde işlem yapan kamu idarelerini de içerecek şekilde tanımlar.

Kamu idarelerinin e-Fatura zorunluluğu özel sektördeki ciro eşiklerine bağlı değildir. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin IV.1.4 bölümünün (c) bendi, 5018 sayılı Kanun'a ekli cetvellerdeki idareler ile iktisadi kamu kuruluşlarının e-Fatura zorunluluğunun usul ve esaslarını MGM'nin Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sistemi çerçevesinde belirleyeceğini hükme bağlar. Belediye, il özel idaresi veya kamu iktisadi kuruluşu gibi alıcılarda durum kurumdan kuruma değişebilir. Bu yüzden her kamu alıcısında ilk iş, idarenin sistemde kayıtlı olup olmadığını kontrol etmektir.

Alıcı Kamu İdaresi e-Fatura Kullanıcısı mı?

Satıcının bakacağı yer, diğer tüm alıcılarda olduğu gibi GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesidir. Listede her kullanıcı için Tip alanında Kamu ya da Özel ayrımı görünür; VKN'yi girdiğinizde e-Fatura etiketi de bu listeden okunur.

Kamu e-Fatura Teknik Kılavuzu, geçiş sürecine ilişkin bir esneklik de tanır: 509 Sıra No.lu Tebliğ'in V.7 bölümünün (ç) bendine dayanarak, özel entegratörler ve entegrasyon yapan mükellefler kılavuzdaki geliştirmeleri tamamlayana ya da kılavuzda aksi belirtilene kadar e-Fatura mükellefi kamu idareleri adına e-Arşiv ya da kâğıt fatura da düzenlenebileceğini belirtir. Bu bir istisna hükmüdür; altyapınız hazırsa kayıtlı idareye e-Fatura kesmek esastır.

Hangi Senaryo Seçilir: TEMELFATURA mı, KAMU mu?

e-Faturada senaryo (UBL-TR'deki ProfileID alanı) faturanın hangi süreçte işleneceğini belirler. UBL-TR Kod Listeleri, KAMU değerini "Kamu Fatura sürecini belirtir" diye tanımlar. Kamuya fatura keserken iki seçenek vardır:

Teknik kılavuzdaki hüküm nettir: HYS kapsamındaki kamu idarelerine düzenlenen e-Faturalar sadece TEMELFATURA senaryosuyla iletilebilir; başka bir senaryoyla iletilen fatura da TEMELFATURA ile iletilmiş sayılır. Yani faturayı ticari senaryoyla göndermek kamu idaresine kabul/red hakkı tanımaz; fatura temel senaryo kurallarına tabi olur.

KAMU senaryosunun pratik avantajı, IBAN kontrolünü gönderim anında yapmasıdır. e-Fatura paketindeki ortak doğrulama kuralları (schematron), ProfileID değeri KAMU olan bir faturada PaymentMeans/PayeeFinancialAccount/ID alanında geçerli bir Türkiye IBAN'ı arar; yoksa fatura sistemden geçmez. TEMELFATURA'da bu kontrolü sizin yapmanız gerekir.

Senaryo ile fatura tipi ayrı alanlardır. Satış, istisna, tevkifat gibi tipler senaryodan bağımsız seçilir. GİB, 25 Kasım 2021'de GİB Portal üzerinden KAMU senaryosuyla İstisna fatura tipinde fatura düzenleme ve SGK fatura tipinde KDV'siz fatura düzenleme imkânı getirdiğini duyurmuştur. Kamu idareleri KDV tevkifatında tevkifat yapmakla sorumlu alıcılar arasında yer aldığından, tevkifata tabi mal ve hizmet satışlarında fatura tipi buna göre seçilir. Tevkifat kodu ve oranı, işlemin türüne göre güncel KDV Genel Uygulama Tebliği'nden kontrol edilmelidir.

IBAN Bilgisi Faturaya Nasıl Yazılır?

GİB'in 15 Kasım 2019 tarihli duyurusu, senaryosu TEMEL veya KAMU olan tüm kamuya düzenlenen faturalarda ilgili alanlara geçerli bir Türkiye IBAN numarası ve para birimi kodu yazılmasını ister. Kamu e-Fatura Teknik Kılavuzu'ndaki örnek kullanım şöyledir:

<cac:PaymentMeans>
  <cac:PayeeFinancialAccount>
    <cbc:ID>TR111111111111111111111111</cbc:ID>
    <cbc:CurrencyCode>TRY</cbc:CurrencyCode>
    <cbc:PaymentNote>Payment Note</cbc:PaymentNote>
  </cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>

Alanların karşılığı:

Doğrulama kuralının IBAN için aradığı kalıp ^TR\d{7}[A-Z0-9]{17}$'dir: TR, ardından 7 rakam, ardından 17 harf/rakam. Buradan iki pratik sonuç çıkar:

• Boşluklu yazım reddedilir. Banka ekranından TR12 0006 1000 ... biçiminde kopyalanan IBAN, aradaki boşluklar temizlenmeden kalıba uymaz.
• Kural biçimi kontrol eder, hesabın size ait olup olmadığını değil. Bir hanesi yanlış ama biçimi doğru bir IBAN fatura aşamasında yakalanmaz; hata ödeme aşamasında ortaya çıkar. IBAN'ı cari kartınıza bir kez doğrulayıp kaydetmek, her faturada elle yazmaktan güvenlidir.

Kılavuzun 23 Şubat 2021 tarihli 1.3 sürümüyle faturaya birden fazla IBAN girilebilmesi için kurallar güncellenmiştir. Ödemenin hangi hesaba yapılacağı sözleşmede belirtilmişse faturadaki IBAN'ın onunla aynı olmasına dikkat edin.

Fatura bilgileri e-Fatura altyapısında ödemeye dönüştüğü için tahsilat tarafında da eşleştirme kolaylaşır: kamu ödemesi faturada yazılı hesaba geldiğinde, online banka entegrasyonu hareketin hangi faturayı kapattığını otomatik eşleştirebilir.

İki VKN Kuralı: Faturayı Kim Alır, Kim Öder?

Kamu faturasında iki ayrı VKN alanı vardır:

1. Birinci VKN: Faturanın kesildiği, alıcı alanındaki VKN.
2. İkinci VKN: Ödemeyi yapacak harcama biriminin VKN'si; UBL'de BuyerCustomerParty altına yazılır.

<cac:BuyerCustomerParty>
  <cac:Party>
    <cac:PartyIdentification>
      <cbc:ID schemeID="VKN">1288331521</cbc:ID>
    </cac:PartyIdentification>
  </cac:Party>
</cac:BuyerCustomerParty>

Kılavuzdaki kurala göre bu alanda schemeID değeri VKN olan tek bir kimlik bulunmalı ve değeri 10 haneli bir sayı olmalıdır. İkinci alanın neden eklendiğini GİB'in 23 Şubat 2021 tarihli duyurusu açıklar: genel bütçe dışındaki idarelerin vergi mükellefiyeti kurum bazındadır; bu idareler e-Fatura sistemine harcama birimi VKN'leriyle alınsaydı mükellefiyetleri harcama birimi bazına dönüşecekti. Bu yüzden mükellef olan VKN ile ödemeyi yapan birimin VKN'si ayrı alanlarda tutulur.

Hangi alana ne yazılacağı idarenin türüne göre değişir:

Kılavuzdaki örneklerle somutlaştırırsak:

• Milli Eğitim örneği: Bir ilkokulun yararlandığı hizmetin sözleşmesi ilçe milli eğitim müdürlüğüyle yapılmışsa, birinci alana ilçe milli eğitim müdürlüğünün, ikinci alana okulun VKN'si yazılır.
• Üniversite örneği: X Üniversitesi Mühendislik Fakültesi bir şirketten hizmet alıyorsa, birinci alana üniversitenin mükellefiyete tabi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'nın, ikinci alana fakültenin VKN'si yazılır. Hizmeti alan ve ödeyen Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'nın kendisiyse iki alana da aynı VKN girilir.

Doğru VKN'yi nereden öğrenirsiniz?

Tahmin etmeyin; idareden yazılı olarak isteyin. GİB'in 23 Temmuz 2019 tarihli duyurusu sorunu açıkça tarif eder: harcama birimlerinin hatalı VKN bildirmesi ya da satıcının sisteminde birimin eski VKN'sinin kayıtlı kalması nedeniyle faturalar hatalı birime gidiyor ve ödemeler gecikiyor. Duyuru, özellikle telefon, su, internet, doğalgaz gibi her ay fatura kesilen aboneliklerde satıcıların hizmet verdikleri birimlerle iletişime geçip VKN'leri teyit etmesini ister.

Pratikte iş birimi açılışında şunları tek seferde toplayın ve cari kartına yazın:

• Sözleşmeyi imzalayan birimin unvanı ve VKN'si,
• Hizmetten yararlanan ve ödemeyi yapan birimin unvanı ve VKN'si,
• Alıcının e-Fatura etiketi (birden fazlaysa idarenin bildirdiği),
• Sözleşmede ödeme için belirtilen IBAN.

Adım Adım: Kamu Kurumuna e-Fatura Kesmek

1. Alıcıyı sorgulayın. VKN'yi kayıtlı kullanıcılar listesinde arayın; tip Kamu ise etiketini alın. Listede yoksa e-Arşiv Fatura düzenleyin.
2. Senaryoyu seçin. KAMU ya da TEMELFATURA; ticari senaryo seçmeyin.
3. Fatura tipini belirleyin. Satış, istisna, tevkifat vb. İşlem tevkifata tabiyse kod ve oranı girin.
4. Birinci VKN'yi yazın. Alıcı alanına faturanın kesildiği VKN'yi girin.
5. İkinci VKN'yi yazın. BuyerCustomerParty alanına ödemeyi yapacak harcama biriminin 10 haneli VKN'sini girin.
6. IBAN ve para birimini ekleyin. Boşluksuz TR IBAN ve para birimi kodu.
7. Sözleşme ve sipariş referanslarını kontrol edin. Sözleşme numarası, hakediş ya da muayene kabul bilgisi idarece isteniyorsa açıklama alanına yazın; bu, idarenin talebine bağlıdır.
8. Gönderin ve durumu izleyin. KAMU senaryosunda kabul/red yanıtı gelmez; faturanın GİB'den başarıyla geçtiğini sistem yanıtından takip edin.

Bu adımların çoğu bir kez kurulur ve her faturada kendiliğinden dolar. Paramset ön muhasebe programı, cari kartında tutulan VKN, etiket ve IBAN bilgisini faturaya taşır; e-Fatura gönderimi ve senaryo seçimi özel entegratör paneli üzerinden yönetilir.

Hatalı Kamu Faturası İptal Edilebilir mi?

KAMU senaryosunda ticari faturadaki gibi bir ret uygulama yanıtı yoktur; idare faturayı sistem içinden reddedemez. GİB'in e-Fatura İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu, portalın senaryolara göre kullanımını şöyle sınırlar:

Yani KAMU senaryosunda düzenlenmiş bir faturanın e-Fatura İptal Portalı üzerinden iptal talebi oluşturulamaz. İtirazın kendisi de portalda yapılmaz: itiraz önce TTK 18/3'te sayılan yollardan biriyle (noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzalı KEP) ve faturanın iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde yapılır, portal bu itirazı GİB'e bildirmek için kullanılır. Ayrıntılı akışı e-Faturaya itiraz ve iptal yazısında anlattık.

Bu nedenle kamu faturasında hata, gönderimden önce yakalanmalıdır. VKN, IBAN veya tutar hatalı bir fatura gönderildiyse ilgili harcama birimiyle hemen iletişime geçin ve düzeltmenin nasıl yapılacağını birim ve mali müşavirinizle birlikte netleştirin.

Sık Yapılan Hatalar

• Ticari senaryo seçmek. Kamu idaresi kabul/red veremez; fatura temel senaryoda sayılır.
• IBAN'ı boşluklu ya da eksik yazmak. KAMU senaryosunda fatura GİB doğrulamasında takılır.
• Para birimi kodunu boş bırakmak. Kılavuz IBAN'ın yanında CurrencyCode alanını da zorunlu tutar.
• İkinci VKN alanını unutmak ya da 11 haneli TCKN yazmak. Alan 10 haneli VKN bekler.
• Eski harcama birimi VKN'sini kullanmaya devam etmek. Aylık abonelik faturalarında en sık görülen hatadır; fatura başka birime gider, ödeme gecikir.
• Sözleşmeyi yapan birim ile yararlanan birimi karıştırmak. Özellikle il/ilçe müdürlüğü ve okul, fakülte ve rektörlük gibi kademeli yapılarda iki alanın içeriği farklıdır.

Sık Sorulan Sorular

KAMU senaryosunu kullanmak zorunlu mu?

GİB, KAMU senaryosunu 15 Kasım 2019'da eklerken kullanımının zorunlu olmadığını duyurmuştur; Kamu e-Fatura Teknik Kılavuzu ise TEMELFATURA senaryosunu esas alır. Hangi senaryoyu seçerseniz seçin, kamuya düzenlenen faturada IBAN ve para birimi kodunun yazılması gerekir. Güncel durumu GİB duyurularından ve entegratörünüzden teyit edin.

Kamu idaresi e-Faturayı reddedebilir mi?

Sistem içinden hayır. KAMU ve TEMELFATURA senaryolarında ret uygulama yanıtı yoktur. İdare, faturanın içeriğine TTK'daki harici yollarla itiraz edebilir.

Belediyelere de KAMU senaryosuyla mı fatura kesilir?

Önce belediyenin GİB kayıtlı kullanıcılar listesinde olup olmadığına bakın. Listede yoksa e-Arşiv Fatura düzenlenir. Kayıtlıysa senaryo ve ek alanlar konusunda belediyenin mali hizmetler biriminin talimatını alın. 5018 sayılı Kanun'a ekli cetvellerdeki idarelerin e-Fatura usul ve esaslarını MGM belirler.

Birden fazla IBAN yazabilir miyim?

Evet. Kılavuzun 1.3 sürümüyle birden fazla IBAN girilebilmesi için kurallar güncellenmiştir. Ödemenin yapılacağı hesabın sözleşmedeki hesapla uyumlu olmasına dikkat edin.

Kamu idaresi bana fatura keserse ne olur?

Kamu e-Fatura Teknik Kılavuzu, e-Fatura düzenleyici kamu idarelerinin kılavuzdaki usul ve esaslarda değişiklik yapılana kadar mükellefler adına kâğıt fatura düzenlemeye devam edebileceğini belirtir. Bu durumda e-Arşiv Fatura düzenlenmesine de gerek yoktur.

Özetle

• Kamu idaresi e-Fatura kullanıcısıysa fatura TEMELFATURA ya da KAMU senaryosuyla kesilir; ticari senaryo kullanılmaz.
• Faturaya PaymentMeans/PayeeFinancialAccount altında boşluksuz TR IBAN ve para birimi kodu yazılır; KAMU senaryosunda IBAN'sız fatura GİB doğrulamasından geçmez.
• Birinci VKN faturanın kesildiği birimi, ikinci VKN (BuyerCustomerParty) ödemeyi yapacak harcama birimini gösterir; ikisinin aynı mı farklı mı olacağı idarenin türüne ve sözleşmeye bağlıdır.
• Harcama birimi VKN'lerini idareden yazılı alın; eski VKN, faturanın yanlış birime gitmesinin en sık nedenidir.
• KAMU senaryosunda iptal portalı kullanılamaz; portal yalnız satıcının itiraz bildirimi içindir. Hata gönderimden önce yakalanmalıdır.

Kılavuz sürümleri, doğrulama kuralları ve senaryo seçenekleri GİB ve MGM tarafından güncellenebilir; ilk kamu faturanızı göndermeden önce GİB'in güncel kılavuzunu ve entegratörünüzün duyurularını kontrol edin.

Kaynaklar

• Hazine ve Maliye Bakanlığı (MGM ve GİB): Kamu Harcama Süreçlerinde UBL-TR e-Fatura Uygulaması, v1.5 (Ekim 2024): senaryo hükmü, IBAN ve harcama birimi VKN kuralları, Tablo 1 (iki VKN kullanımı)
• GİB: e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Kullanıcıların Kamu Harcama Birimlerine Düzenleyecekleri Faturalar Hakkında Duyuru: 1 Mart 2019 başlangıcı, TEMELFATURA ve MGM'nin özel entegratör rolü
• GİB: Kamu Harcama Süreçlerinde e-Fatura Kullanımı Hakkında Duyuru (23 Temmuz 2019): hatalı ve eski harcama birimi VKN'leri
• GİB: Kamu Kurumlarına Düzenlenen e-Faturalar Hakkında Duyuru (23 Şubat 2021): ikinci VKN alanının gerekçesi
• GİB: e-Belge Duyuruları: 15 Kasım 2019 (KAMU FATURA senaryosu ve IBAN) ve 25 Kasım 2021 (GİB Portal'da KAMU senaryosuyla istisna ve SGK fatura tipi) duyuruları
• GİB: 5018 Sayılı Kanun'a Ekli Cetvellerdeki İdarelerce Düzenlenecek Faturalar Hakkında Duyuru (2 Ocak 2020): 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği IV.1.4 (c) atfı
• GİB: UBL-TR 1.2.1 Kılavuzları: UBL-TR Kod Listeleri v1.43, bölüm 2.2 Senaryo (ProfileID)
• GİB: e-Fatura Paketi: UBL-TR_Common_Schematron.xml, KamuFaturaCheck kuralı
• GİB: e-Fatura Uygulaması İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu v1.1: portalın kamu fatura senaryosunda kullanımı