e-Fatura Etiketi Nedir? PK ve GB Etiketleri Nasıl Seçilir?

e-Fatura etiketi (alias), bir kullanıcının vergi kimlik numarasıyla birlikte e-Fatura sistemindeki elektronik adresini belirten tanımdır. Sistemde iki rol vardır: GB (Gönderici Birim) fatura göndermek, PK (Posta Kutusu) fatura almak içindir. Her rol için ayrı bir etiket belirlenir ve etiketler urn:mail:[email protected] biçiminde yazılır.

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın kendi benzetmesiyle: kâğıt faturada adres için cadde, sokak ve il yazılır; e-Fatura sisteminde bu işi etiket görür. Fatura bir e-posta gibi "şirket adına" değil, VKN + etiket ikilisine teslim edilir. Bu yüzden alıcının vergi numarasını doğru yazmak tek başına yeterli değildir — etiket yanlışsa fatura ya hiç ulaşmaz ya da alıcının bambaşka bir birimine düşer.

e-Fatura Etiketi Nedir?

Etiket, e-Fatura uygulamasında bir kullanıcı hesabının adresidir. Tek başına anlam taşımaz; VKN/TCKN ile birlikte bir adres oluşturur. Aynı vergi numarasına bağlı birden fazla etiket bulunabilir ve bunların her biri farklı bir şubeyi, farklı bir iş sürecini veya farklı bir hizmet sağlayıcıyı temsil edebilir.

GİB'in Özel Entegrasyon Kılavuzu'nda tanım şöyle geçer: "Etiket bir kullanıcının elektronik olarak adresini VKN ile beraber belirtir." Aynı kılavuz, sistemdeki iki rolü ve her rol için ayrı etiket belirlenmesi gerektiğini açıkça yazar.

Etiketle ilgili üç temel kural:

• Rol başına bir etiket: Gönderme ve alma ayrı rollerdir, ayrı etiket ister.
• urn tanımı zorunludur: Etiket serbest metin değildir, URN formatında yazılır.
• Etiket benzersizdir: Aynı VKN/TCKN ve etiket ikilisiyle birden fazla özel entegratörde tanım yapılamaz.

GB ve PK Arasındaki Fark

İki rol birbirinin yerine kullanılamaz. Teknik tarafta bu roller, kullanıcı hesabı açma mesajındaki RoleCode alanına yazılan sabit değerlerdir.

Pratik karşılığı şudur:

• Fatura keserken kendi GB etiketinizi, alıcının PK etiketini kullanırsınız.
• Fatura alırken kendi PK etiketiniz çalışır; karşı taraf sizin PK'nızı adresler.
• Bu iki etiket arasındaki trafiği GİB Merkez birimi yürütür ve denetler.

Sık karıştırılan nokta: PK ve GB, faturanın türü değil, hesabın yetkisidir. "PK faturası" diye bir belge yoktur; PK, faturanın teslim edildiği kutudur.

Etiket Nasıl Yazılır? urn Formatı ve Örnekler

Etiket kullanımı için urn tanımı yapılması zorunludur. Tek bir entegratörle çalışan bir işletmede varsayılan kullanım şöyledir:

Gönderici Birim : urn:mail:[email protected]
Posta Kutusu    : urn:mail:[email protected]

Şubelerin farklı hizmet sağlayıcılarla çalıştığı durumda etiketler şube adıyla ayrıştırılır:

Özel entegratör 1 (Ankara şubesi)
  Gönderici Birim : urn:mail:[email protected]
  Posta Kutusu    : urn:mail:[email protected]

Özel entegratör 2 (İstanbul şubesi)
  Gönderici Birim : urn:mail:[email protected]
  Posta Kutusu    : urn:mail:[email protected]

Aynı veya ayrı entegratörde farklı iş süreçlerini ayırmak isterseniz iki yol vardır — işlem adını etikete gömmek ya da :service: eki kullanmak:

urn:mail:[email protected]
urn:mail:[email protected]

veya

urn:mail:[email protected]:service:islemadi1
urn:mail:[email protected]:service:islemadi1

İsimlendirmede işe yarayan alışkanlık: etiketin sonuna rolü (_gb / _pk), başına ayrım kriterini (şube, kanal, iş süreci) yazmak. urn:mail:[email protected] gibi bir etiket, altı ay sonra hangi kanalın kutusu olduğunu kendi başına anlatır.

Etiketi Kim Belirler?

Etiketi mükellef belirler, ancak sisteme tanımlama işini e-Faturadan yararlanma yöntemi belirler:

• Özel entegrasyon: Etiket taleplerinizi özel entegratörünüze iletirsiniz; entegratör, kullanıcı hesabı açma mesajıyla (Process User Account) GİB'e bildirir. Yeni bir şube veya satış kanalı için ek etiket açtırmak da bu yolla olur.
• GİB Portal: Portal üzerinden çalışan mükelleflerin hesabı başvuru sırasında tanımlanır; portalde fatura gönderirken alıcının etiketi ekrandan seçilir.
• Doğrudan entegrasyon: Kendi sistemini GİB ile entegre eden mükellef, kullanıcı hesabı ve etiket işlemlerini kendi tarafında yürütür.

Kural olarak e-Fatura hesabınızı açmak için mali mühür veya e-imza gerekir; ikisi arasındaki farkı mali mühür ile e-imza karşılaştırmasında ayrıntılı anlattık. Kullanıcı hesabı açma belgesi normalde entegratörün mali mührünün yanında hesabı açılacak müşterinin mali mührünü de içermek zorundadır.

İstisna — VUK 507 kapsamındaki müşteriler: Özel Entegrasyon Kılavuzu'nun 5.2 ("Kullanıcı Hesabı Açma") bölümü, 507 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (GÜİŞ/GMÖEBYS) kapsamında hesabı açılacak müşterinin mali mührünün belgeye eklenmesinin zorunlu olmadığını belirtir: UserOptionCode alanında VUK 507 için tanımlanmış kodlar kullanıldığında merkez uygulama müşterinin mali mührünü aramaz. Bunun ön koşulu var: müşteri, hesabı açılmadan önce Dijital Vergi Dairesi üzerinden işletici kuruluş tercihini yapmalıdır; hesabı ancak o işletici kuruluşun çalıştığı entegratörler açabilir. Tercih yapılmadan hesap açma işlemi gerçekleşmez. Bu kapsamda değilseniz istisna sizin için işlemez; mali mühür yine gerekir.

Alıcının Etiketi Nasıl Bulunur?

Etiket bir adres gibi kullanıldığından, fatura gönderecek tarafın alıcının etiketini bilmesi gerekir. Bunun kaynağı GİB'in yayımladığı kayıtlı kullanıcılar listesidir. Özel Entegrasyon Kılavuzu, özel entegratörlerin bu listeden azami saatte bir veri çekerek adres listelerini güncel tutmasını şart koşar.

Listede her kullanıcı için şu bilgiler bulunur:

Uygulamada bu liste iki soruyu birden cevaplar:

1. Alıcı e-Fatura mükellefi mi? Listede yoksa ona e-Fatura değil, e-Arşiv Fatura düzenlenir.
2. Hangi kutuya gönderilecek? Listedeki etiket, faturanın teslim adresidir.

Kayıt zamanı alanını atlamayın. Alıcı sisteme dün kaydolduysa, kayıt tarihinden önceki işlemler için e-Fatura değil e-Arşiv Fatura düzenlenmesi gerekebilir. Aynı şekilde, yeni kaydolmuş bir alıcının etiketi sizin tarafınızdaki adres listesine henüz yansımamış olabilir; muhasebe programınız "mükellef bulunamadı" diyorsa listenin güncellenmesini beklemek gerekir.

Modern ön muhasebe ve entegratör panelleri bu sorguyu otomatik yapar: VKN girildiğinde mükellefiyet durumu ve etiket alanı kendiliğinden dolar. Manuel liste tutmak, listedeki kayıtlar günlük değiştiği için sürdürülebilir bir yöntem değildir.

Alıcının Birden Fazla Etiketi Varsa Hangisi Seçilir?

Büyük kurumların listede birden çok PK etiketi görünür — genellikle şube, bölge veya iş birimi bazında ayrılmıştır. Burada teknik bir "doğru" yoktur; doğru etiket, alıcının size bildirdiği etikettir.

İzlenecek sıra şudur:

1. Alıcıya sorun. Sipariş, sözleşme veya cari kart açılışında etiketi yazılı olarak isteyin; cari hesap kartına VKN'nin yanına etiketi de kaydedin.
2. Sözleşme/sipariş belgesine bakın. Kurumsal alıcılar fatura kesim talimatında etiketi çoğu zaman belirtir.
3. Bilgi yoksa varsayılanı kullanın. Tek etiket varsa zaten seçim yoktur; birden fazla varsa defaultpk benzeri genel kutu ilk denenecek adrestir.

Yanlış ama geçerli bir PK'ya gönderilen fatura sistemde hata vermez — usulen ulaşır, ancak alıcının yanlış biriminin kutusuna düşer. Bu, faturanın fark edilmemesine, geç muhasebeleştirilmesine ya da ticari fatura senaryosunda reddedilmesine yol açar. Red ve iptal/itiraz süreleri mevzuatla belirlenmiştir; güncel süreleri işlem öncesinde teyit edin.

Yanlış Etiket Seçilirse Ne Olur? Hata Kodları

En sık yapılan hata, GB ile PK'nın yer değiştirmesidir. Zarf GİB'de işlenirken şu durum kodları döner:

Bu kodlarda fatura karşı tarafa ulaşmaz; etiket tanımı düzeltildikten sonra faturanın yeniden gönderilmesi gerekir. Hata kodu alan bir zarfın kendiliğinden yeniden denenmesi beklenmemelidir.

Etiket kaynaklı sorunları ayırt etmek için pratik bir kontrol listesi:

• 1171/1172 alıyorsanız: Sorun sizin veya alıcının rol tanımındadır — hangi etiketin hangi role bağlandığına bakın.
• "Alıcı etiketi hatalı" uyarısı alıyorsanız: Etiket, alıcının kayıtlı kullanıcılar listesindeki etiketiyle birebir aynı değildir. Baştaki urn:mail: ekini, büyük-küçük harfleri ve olası boşlukları kontrol edin.
• "Mükellef bulunamadı" alıyorsanız: Sorun etikette değil, VKN'de veya adres listesinin güncelliğindedir.
• Fatura gitti ama alıcı "gelmedi" diyorsa: Büyük olasılıkla doğru VKN'nin yanlış PK'sına gönderilmiştir; alıcının diğer kutularını sorgulatın.

Etiket Değişikliği: Entegratör veya Yöntem Değiştirirken

Özel entegratör değiştirmek, etiket değiştirmek anlamına gelir. Aynı VKN/TCKN ve etiket ikilisiyle birden fazla özel entegratörde tanım yapılamayacağı için, süreç eski hesabın kapatılması ve yeni hesabın açılması şeklinde işler.

Dikkat edilecek noktalar:

• Sıralama önemlidir. Kapatılan etiketler hem e-İrsaliye hem e-Fatura için kullanılıyorsa, GİB kılavuzu önce e-İrsaliye etiketlerinin, sonra e-Fatura etiketlerinin kapatılmasını şart koşar. Etiketler hangi belge türü için kullanılıyorsa, kapatma işlemi o belge türü için ayrı ayrı yapılır.
• Geçiş gününde iki kutu birden izlenir. Gönderen tarafların adres listeleri anında güncellenmez; kısa bir süre eski etikete fatura gelmeye devam edebilir. Eski panelin gelen kutusunu geçiş sonrası birkaç gün kontrol edin.
• Ticari müşterilerinizi bilgilendirin. Etiketiniz cari kartlarına elle kaydedilmişse, listeyi otomatik güncellemeyen tarafın faturası yanlış adrese gider.
• Şube bazlı yapıda etiketleri baştan kurgulayın. Birden fazla entegratörle çalışacaksanız her entegratörün GB ve PK'sı için ayrı ve diğerlerinden farklı etiket belirlemek zorunludur.

Etiket Yönetiminde Sık Yapılan Hatalar

• Cari kartta etiket alanını boş bırakmak. VKN'yi kaydedip etiketi her fatura öncesi elle aramak, hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır.
• Etiketi tırnak, boşluk veya eksik urn:mail: ekiyle kopyalamak. Etiket birebir eşleşmeli, "benzer" olması yetmez.
• Tek etiketle çok kanallı satış yürütmek. Pazaryeri, bayi ve kurumsal satış aynı kutuya düştüğünde gelen faturaların ayrıştırılması operasyonel yük yaratır.
• Test etiketiyle canlı ortamı karıştırmak. Test ortamındaki etiketler canlı sistemde geçerli değildir.
• Etiketi "bir kere kurulur, unutulur" sanmak. Şube açılışı, entegratör değişikliği ve yeni belge türleri (e-İrsaliye gibi) etiket yapısını doğrudan etkiler.

Fatura hacminiz arttıkça bu kontrollerin elle yapılması zorlaşır. Cari kartlarında mükellefiyet ve etiket bilgisini tutan, fatura keserken alıcı etiketini otomatik dolduran bir yapı kurmak — Paramset ön muhasebe programı ve özel entegratör paneli bu akışı birlikte yönetir — hata kodlarının çoğunu kaynağında keser.

Sık Sorulan Sorular

e-Fatura etiketi ile e-posta adresi aynı şey mi?

Hayır. Etiket urn:mail: önekiyle yazıldığı ve e-posta adresine benzediği için karıştırılır, ancak e-Fatura sistemine özgü bir adrestir. Etikete e-posta gönderemezsiniz; e-posta adresinize de fatura gelmez.

Bir işletmenin kaç etiketi olabilir?

Sınırlı değildir. Rol başına en az bir etiket (bir GB, bir PK) zorunludur; şube, iş süreci veya farklı entegratör ihtiyacına göre ek etiketler tanımlanabilir.

Etiketimi kendim seçebilir miyim?

Evet, etiket adını mükellef belirler — urn formatına uyduğu ve aynı VKN ile başka bir entegratörde tanımlı olmadığı sürece. Tanımlama işlemini yöntemine göre entegratörünüz veya siz yaparsınız.

e-Arşiv Fatura için de etiket gerekir mi?

Hayır. Etiket mekanizması, e-Fatura mükellefleri arasındaki kapalı sistem için vardır. e-Arşiv Fatura, sistemde kayıtlı olmayan alıcılara düzenlendiği için etiket adresine ihtiyaç duymaz.

e-İrsaliye ayrı etiket ister mi?

Etiketler hangi belge alışverişi için kullanılıyorsa o belge türü için ayrı ayrı yetkilendirilir. Mevcut bir e-Fatura etiketi e-İrsaliye hizmetine de açılabileceği gibi, e-İrsaliye için yeni bir etiket de tanımlanabilir.

Alıcının etiketini yanlış yazdım, faturayı iptal edebilir miyim?

Etiket geçersizse fatura zaten ulaşmaz; düzeltip yeniden gönderirsiniz. Etiket geçerli ama yanlış birimin kutusuysa fatura ulaşmış sayılır ve iptal/itiraz süreçleri mevzuattaki usule göre yürütülür.

Özetle

• Etiket, VKN/TCKN ile birlikte kullanıcının e-Fatura sistemindeki adresidir; urn formatı zorunludur.
• GB (Gönderici Birim) gönderme, PK (Posta Kutusu) alma rolüdür; her rol için ayrı etiket belirlenir.
• Fatura keserken kendi GB'niz + alıcının PK'sı kullanılır.
• Alıcının etiketi GİB kayıtlı kullanıcılar listesinden okunur; liste sürekli güncellenir, özel entegratörler azami saatte bir veri çeker.
• 1171 gönderici birim, 1172 posta kutusu yetkisi hatasıdır; ikisi de çoğunlukla GB/PK'nın yer değiştirmesinden doğar ve fatura yeniden gönderilmelidir.
• Aynı VKN/TCKN ve etiket ile birden fazla özel entegratörde tanım yapılamaz; entegratör değişikliği eski etiketin kapatılıp yenisinin açılmasıyla olur.
• Alıcının birden fazla kutusu varsa doğru etiket, alıcının size bildirdiğidir — cari kartına yazın.

Kılavuz sürümleri, hata kodu açıklamaları ve süreler zaman içinde güncellenebilir; kritik bir gönderim öncesinde GİB'in yayımladığı güncel kılavuzu ve entegratörünüzün duyurularını kontrol edin.

Kaynaklar

• GİB — e-Fatura Uygulaması Özel Entegrasyon Kılavuzu v1.14 (Haziran 2026) — "Etiket Mekanizması" ve bölüm 5.2 "Kullanıcı Hesabı Açma" (VUK 507 mali mühür istisnası)
• GİB — e-Fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzu v1.10
• GİB — e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzu v1.5 (Sisteme Kayıtlılar listesi alanları)
• GİB — e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar Listesi sayfası
• GİB Detaylı Durum Kodları (1170, 1171, 1172 açıklamaları)