e-Fatura Kontörü Nedir? Kontör Neye Göre Düşer, Ne Kadar Gerekir?

e-Fatura kontörü, özel entegratörlerin e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye gibi elektronik belgeleri iletmek için belge başına tahsil ettiği ücret birimidir. Genel kural bir belge = bir kontördür; ancak gelen faturanın, e-posta veya SMS gönderiminin kontör yiyip yemediği entegratöre göre değişir. İhtiyaç, aylık belge sayınızın toplamıyla hesaplanır.

Kontör yasal bir terim değil, ticari bir fiyatlandırma birimidir. Bu yüzden "kaç kontör gerekir?" sorusunun cevabı iki şeye bağlıdır: kaç belge düzenleyip aldığınız ve entegratörünüzün hangi işlemi ücretlendirdiği. Aşağıda kontörün nereden çıktığını, hangi işlemlerin kontör düşürdüğünü ve yıllık ihtiyacınızı nasıl hesaplayacağınızı adım adım anlattık.

Kontör Nereden Çıkıyor?

Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Fatura uygulamasından yararlanmak için üç yöntem tanımlar: GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon (bilgi işlem sisteminin entegrasyonu). Kontör yalnızca bunlardan birinde, özel entegratör yönteminde karşınıza çıkar.

Özel entegratör, belgelerinizi Başkanlık sistemine iletir, alıcıya ulaştırır ve yasal saklama yükümlülüğünü sizin adınıza yerine getirir. Bu hizmetin bedeli çoğunlukla önceden satın alınan kontör paketleri ile tahsil edilir; bazı entegratörler buna ek olarak yıllık bir kullanım veya platform ücreti de alır. Entegratörün tam olarak ne iş yaptığını Özel Entegratör Nedir, Ne İşe Yarar? yazımızda ayrıntılı anlattık.

GİB Portal'da kontör olmaması onu her işletme için ucuz yapmaz: portal ön muhasebe programınızla konuşmaz, faturalar ekrandan tek tek girilir. Ayda birkaç faturası olan işletme için yeterli olabilir; düzenli fatura kesen bir KOBİ için manuel giriş yükü kontör maliyetini kısa sürede aşar. Yöntem seçiminin ayrıntıları için e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? yazımıza bakabilirsiniz.

Kontör Neye Göre Düşer?

Kontör belge adedine göre düşer; faturanın tutarı, kalem sayısı veya alıcının kim olduğu genellikle fark etmez. Aşağıdaki örnek tarifede 10 TL'lik bir e-Arşiv fatura ile 1 milyon TL'lik bir e-Fatura aynı kontörü harcar.

Hangi işlemin kontör düşürdüğü ise entegratörün tarifesinde yazar. Aşağıdaki tablo, büyük bir entegratörün (Logo) 25 Eylül 2026 tarihli tavsiye fiyat listesindeki "Kontör Paketlerinin Kullanım Adetleri" bölümünden derlenmiştir. Piyasadaki tarifelerin nasıl kurgulandığını göstermek için örnek olarak veriyoruz; kendi entegratörünüzün tarifesi farklı olabilir.

Bu tablodan çıkan üç ders, hangi entegratörü kullanırsanız kullanın geçerlidir:

1. Belge türleri aynı havuzdan yer. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye çoğu entegratörde aynı kontör bakiyesinden düşer. İhtiyacı belge türü belge türü değil, toplam olarak hesaplayın.
2. Gönderim kanalı ayrı ücretlendirilebilir. e-Arşiv faturayı müşteriye e-posta veya SMS ile iletmek, faturanın kendisinden ayrı kontör harcayabilir. Pazaryeri ve e-ticaret satışında her siparişe fatura gönderildiği için bu kalem hızla büyür.
3. Tek bir belge birden fazla işlem doğurabilir. Bir e-İrsaliye gönderip karşı taraftan irsaliye yanıtı aldığınızda örnek tarifede iki ayrı işlem sayılır.

Gelen fatura kontör yer mi?

Kontör hesabında en çok atlanan kalem budur ve cevabı entegratöre göre değişir. Yukarıdaki örnek tarifede alınan her e-Fatura da 1 kontör düşürür. Başka entegratörler yalnızca kesilen belgeleri ücretlendirdiğini duyurur.

Fark küçük değildir. Tedarikçilerinin çoğu e-Fatura mükellefi olan bir işletme ayda 150 fatura kesip 100 fatura alıyorsa, gelen faturalar ücretlendiriliyorsa toplam kontör ihtiyacının %40'ını oluşturur. Teklif alırken bu soruyu açıkça sorun ve cevabı sözleşmede görün.

İptal edilen veya hatalı fatura kontörü geri getirir mi?

Kontör, belge iletildiği anda harcanmış sayılır. Gönderilmiş bir belge için düşülen kontörün iptal veya itirazla iade edilip edilmediği entegratör sözleşmesine bağlıdır; bunu varsayımla değil, sözleşmeden kontrol edin.

Kesin olan şu: hatalı kesilen bir faturayı düzeltmek için yeni bir belge düzenlediğinizde o belge de kontör harcar. Yanlış alıcıya, yanlış belge türüyle veya yanlış tutarla gönderilen her fatura en az iki kontöre mal olur. İptal ve itiraz sürecinin kendisi için e-Faturaya İtiraz ve İptal Nasıl Yapılır? yazımıza bakabilirsiniz.

Ne Kadar Kontör Gerekir?

Kontör ihtiyacı, bir aylık belge trafiğinizin toplamından hesaplanır. Formül her entegratörde aynıdır; değişen yalnızca hangi kalemin "1" hangisinin "0" sayıldığıdır.

Aylık kontör = Giden e-Fatura
             + Giden e-Arşiv fatura
             + Gelen e-Fatura           (entegratör ücretlendiriyorsa)
             + Giden/gelen e-İrsaliye ve yanıtları
             + Ek gönderimler           (e-posta, SMS; tarifeye göre)

Yıllık ihtiyaç = Aylık kontör × 12 × (1 + güvenlik payı)

Güvenlik payı; hatalı belgeler, kampanya dönemlerindeki sipariş artışı ve büyüme için bırakılır. Satışı mevsimsel olmayan işletmeler için %10, kampanya dönemlerinde siparişi katlanan e-ticaret işletmeleri için %20-30 makul bir başlangıçtır.

Örnek hesap

Hem toptan satış yapan hem pazaryerinde perakende satan bir işletmenin aylık belge trafiği şöyle olsun:

Gelen fatura ÜCRETLİ ise:
Aylık  = 120 + 300 + 80 + 40 = 540 kontör
Yıllık = 540 × 12 = 6.480 kontör
%10 payla ≈ 7.130 kontör

Gelen fatura ÜCRETSİZ ise:
Aylık  = 120 + 300 + 40 = 460 kontör
Yıllık = 460 × 12 = 5.520 kontör
%10 payla ≈ 6.070 kontör

Aynı işletme, aynı belge sayısıyla, yalnızca entegratörün tarife farkı yüzünden yılda yaklaşık 1.000 kontör fazla harcayabilir. e-Arşiv faturalarının her biri ayrıca e-posta ve SMS ile gönderiliyorsa bu kalemleri de tarifedeki orana göre ekleyin.

Rakamları nereden alırsınız?

Tahmin yerine geçmiş veriden hesaplayın. Son 12 ayın kesilen fatura sayısını ön muhasebe programınızdan, gelen fatura sayısını alış kayıtlarınızdan çıkarın. Henüz e-Fatura'ya geçmediyseniz kâğıt fatura koçanları ve alış faturası dosyanız aynı bilgiyi verir.

Rakamı ayrıştırırken alıcıyı da ayırın: e-Fatura mükellefine kesilen belge e-Fatura, mükellef olmayana kesilen belge e-Arşiv faturadır. İkisinin farkını e-Arşiv Fatura Nedir? e-Fatura ile Farkları Nelerdir? yazımızda anlattık. Pazaryerinde satış yapıyorsanız siparişlerin büyük çoğunluğu e-Arşiv fatura olacaktır; ayrıntı için Pazaryeri Satışında e-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir? yazısına bakabilirsiniz.

Kontör Paketi Seçerken Nelere Bakılmalı?

Paket fiyatı tek başına karşılaştırma ölçütü değildir. Aynı kontör sayısını satan iki entegratör, aşağıdaki maddeler yüzünden çok farklı maliyet çıkarabilir.

• Birim fiyat ve kademe. Paket büyüdükçe kontör başı fiyat düşer. İhtiyacınızdan çok büyük bir paket almak birim fiyatı düşürse de bakiyeyi yıllarca taşımanız gerekebilir.
• Son kullanma süresi. Bazı entegratörler kontörün süresiz olduğunu, kullanılmayan bakiyenin devrettiğini taahhüt eder; bazılarında paket belirli bir süre sonunda (örneğin 12 ay) sona erer. Süreli pakette fazla kontör almak doğrudan kayıptır.
• Gelen belge ücretlendirmesi. Yukarıda gördüğünüz gibi ihtiyacı en çok değiştiren kalemdir.
• Ek hizmetler. e-posta, SMS, gelen e-Arşiv faturayı programa aktarma ve eski belgeleri saklama gibi hizmetler ayrıca kontör veya ücret gerektirebilir.
• Sabit ücretler. Kontörün yanında yıllık kullanım, lisans veya kurulum bedeli olup olmadığına bakın. Bazı tarifelerde entegratör programının lisansı kontörden ayrı satılır.
• Fiyat değişikliği hakkı. Entegratörler fiyat listelerinde kontör bedellerini ve düşüm adetlerini değiştirme hakkını genellikle saklı tutar. Uzun vadeli planlarken bu ihtimali hesaba katın.

Kontör fiyatları ve tarifeler sık güncellenir. Karar vermeden önce entegratörünüzün güncel fiyat listesini ve sözleşmesini kontrol edin.

Kontör Bitince Ne Olur?

Bakiye sıfırlandığında entegratör yeni belge iletmez; fatura kesme işlemi durur. Bu, faturayı yasal düzenleme süresi içinde kesememe riskini doğurur ve pazaryeri siparişlerinde faturalandırmanın gecikmesine yol açar.

Bunu önlemek için:

• Düşük bakiye uyarısı tanımlayın. Çoğu panel, bakiye belirlediğiniz eşiğin altına indiğinde e-posta gönderir.
• Kampanya dönemlerinden önce bakiyeyi kontrol edin. Sipariş patlaması yaşanan haftalarda kontör tüketimi normal ayın birkaç katına çıkabilir.
• Satın alma yetkisini tek bir kişiye bağlamayın. Muhasebe sorumlusu izindeyken bakiye biterse fatura kesimi günlerce durabilir.

Kontörü Verimli Kullanmanın Yolları

Kontör tasarrufu, daha az fatura kesmekle değil, boşa giden kontörü azaltmakla sağlanır.

1. Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını önceden sorgulayın. Yanlış belge türüyle kesilen fatura, iptal ve yeniden düzenleme demektir; en az iki kontör.
2. Faturayı göndermeden önce taslakta kontrol edin. Tutar, KDV oranı, birim ve alıcı bilgisindeki hata, gönderimden sonra ancak yeni bir belgeyle düzelir.
3. Gönderim kanalını sadeleştirin. Müşteriye aynı faturayı hem e-posta hem SMS ile göndermek gerekli değilse birini seçin.
4. e-İrsaliye gerçekten gerekiyor mu, bakın. Zorunlu olmadığınız ve faturanın malla birlikte gittiği durumlarda irsaliye ayrıca kontör harcatır. e-İrsaliye zorunluluğu için e-İrsaliye Nedir, Kimler Kullanmak Zorunda? yazımıza bakın.
5. Faturayı ön muhasebe programından kesin. Fatura ayrı bir ekranda kesilip kayıt ayrıca girildiğinde çift kayıt ve hatalı belge riski artar.

Paramset ön muhasebe programında e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye doğrudan fatura ekranından kesilir; belge cari hesaba, stoğa ve tahsilat takibine aynı anda işlenir. Satın aldığınız kontörler paketiniz aktif olduğu sürece devreder, dönem sonunda sıfırlanmaz; paketlerin ayrıntısı fiyatlar sayfasında.

Özetle

• Kontör, özel entegratörlerin belge başına kullandığı ticari ücret birimidir; yasal bir terim değildir. GİB Portal'da kontör yoktur, portal ücretsizdir.
• Kontör belge adedine göre düşer; faturanın tutarı genellikle fark etmez. Temel kural bir belge = bir kontördür.
• Gelen fatura, e-posta/SMS gönderimi, e-İrsaliye yanıtı ve gelen e-Arşiv faturayı programa aktarma gibi işlemlerin kontör düşürüp düşürmediği entegratöre göre değişir.
• İhtiyaç; giden e-Fatura, giden e-Arşiv, ücretliyse gelen e-Fatura, e-İrsaliye ve ek gönderimlerin aylık toplamının 12 ile çarpılıp güvenlik payı eklenmesiyle bulunur.
• Paket seçerken birim fiyatın yanında son kullanma süresi, gelen belge ücretlendirmesi ve sabit ücretler karşılaştırılmalıdır.
• Hatalı kesilen her fatura en az iki kontöre mal olur; en büyük tasarruf hata önlemekten gelir.

Kaynaklar

• GİB — e-Fatura Başvuru sayfası — e-Fatura'dan yararlanma yöntemleri ve GİB Portal'ın ücretsiz sunulduğu bilgisi
• Logo — e-Dönüşüm Hizmetleri Tavsiye Edilen Fiyat Listesi — 25 Eylül 2026 tarihli liste, "Kontör Paketlerinin Kullanım Adetleri" tablosu (örnek tarife)
• BirFatura — e-Fatura Kontör Fiyatları — süresiz, devreden kontör uygulamasına örnek