Cari Hesap Nedir? Müşteri ve Tedarikçi Cari Takibi Nasıl Yapılır?

Bir işletmenin en sık sorduğu iki soru vardır: "Müşterilerimden ne kadar alacağım var?" ve "Tedarikçilerime ne kadar borcum var?" Bu iki sorunun cevabı cari hesap kayıtlarında saklıdır. Cari hesap doğru tutulmadığında işletme kâr ettiğini sanırken tahsil edilemeyen alacak yığınıyla, ya da nakit bolluğu içinde olduğunu düşünürken vadesi gelmiş tedarikçi borçlarıyla karşılaşır.

Bu yazıda cari hesabın ne anlama geldiğini, müşteri ve tedarikçi carilerinin nasıl takip edildiğini, mutabakatın neden yalnızca bir nezaket değil hukuki bir adım olduğunu ve tahsil edilemeyen alacaklarda izlenecek yolu anlatıyoruz.

Cari Hesap Nedir?

Günlük muhasebe dilinde cari hesap, işletmenin ticari ilişki içinde olduğu her bir kişi veya kurum için tuttuğu, o tarafla arasındaki tüm borç ve alacak hareketlerinin kronolojik olarak işlendiği hesap kartıdır. Kısacası her müşteri, her tedarikçi ve her ortak için ayrı bir "hesap defteri" tutarsınız; o taraf size borçlandıkça ve borcunu ödedikçe bakiye güncellenir.

"Cari" kelimesi burada yürürlükte olan, akan, devam eden anlamındadır. Yani bu hesap tek bir işlemle kapanmaz; ilişki sürdüğü müddetçe fatura, tahsilat, iade ve mahsup hareketleriyle sürekli işler.

Muhasebedeki "cari hesap" ile TTK'daki "cari hesap sözleşmesi" aynı şey değil

Burada sık karıştırılan bir ayrım var. Türk Ticaret Kanunu'nun (6102 sayılı) 89 ile 101. maddeleri arasında düzenlenen cari hesap sözleşmesi, iki tarafın karşılıklı alacaklarını ayrı ayrı isteme hakkından vazgeçip bu alacakları kalem kalem tek bir hesaba geçirmeyi ve yalnızca hesabın kesilmesinden sonra çıkan bakiyeyi istemeyi kabul ettiği özel bir sözleşmedir. Kanun bu sözleşme için yazılı şekil şartı öngörür: TTK m. 89/2 uyarınca sözleşme yazılı yapılmadıkça geçerli olmaz.

Ön muhasebe programınızdaki "cari hesap kartı" ise böyle bir sözleşmeyi gerektirmez; sadece bir kayıt ve izleme aracıdır. Yani taraflar arasında yazılı bir cari hesap sözleşmesi olmasa bile, işletmeniz o müşteri için cari kart açıp borç-alacak takibi yapabilir. Ancak aşağıda göreceğimiz gibi, mutabakat konusunda TTK'nın getirdiği bazı sonuçlar pratikte her iki durumda da yol gösterici olur.

Cari Hesap Türleri

İşletmelerde en çok kullanılan cari hesap grupları şunlardır:

Ortaklar cari hesabı, vergisel açıdan ayrı bir dikkat gerektirdiği için ayrı bir yazıda ele aldık: ortaklar cari hesabı nedir ve nasıl kayıt edilir?

Bir tarafın hem müşteriniz hem tedarikçiniz olması da mümkündür. Bu durumda iki ayrı cari kart açmak, resmi muhasebede iki ayrı hesabı (alıcı ve satıcı) kullanmak doğru yaklaşımdır; iki bakiyeyi tek kartta netleştirmek hem raporlamayı hem de mahsup takibini bozar.

Tekdüzen Hesap Planında Cari Hesaplar

Resmi muhasebede cari hareketler, Tekdüzen Hesap Planı'ndaki şu hesaplarda izlenir:

Bu hesapların altında her müşteri ve tedarikçi için alt hesap (muavin) açılır — örneğin 120.01.001 ABC Ticaret Ltd. Şti. gibi. İşte ön muhasebedeki "cari kart" ile resmi muhasebedeki bu muavin hesap birebir örtüşür. Vadesi bir yılı aşan alacak ve borçlar için ise 220/221 ve 420/421 gibi uzun vadeli hesaplar kullanılır.

Borç mu Alacak mı? Cari Bakiye Nasıl Okunur?

Cari takipte en çok kafa karıştıran konu, "borç" ve "alacak" sütunlarının kimin gözünden yazıldığıdır. Muhasebe kayıtları her zaman sizin defterinizin gözünden tutulur:

• Müşteriye fatura kestiğinizde müşterinin carisi borçlanır (size borçlandı).
• Müşteriden tahsilat yaptığınızda müşterinin carisi alacaklanır (borcu azaldı).
• Tedarikçiden fatura aldığınızda tedarikçinin carisi alacaklanır (siz borçlandınız).
• Tedarikçiye ödeme yaptığınızda tedarikçinin carisi borçlanır (borcunuz azaldı).

Dönem sonunda:

Cari Bakiye = Borç Toplamı - Alacak Toplamı

Sonuç pozitif (borç bakiye)  → Karşı taraf size borçlu
Sonuç negatif (alacak bakiye) → Siz karşı tarafa borçlusunuz

Bir müşteri carisinin alacak bakiye vermesi normalde beklenmez; böyle bir durum genellikle fazla tahsilat, kaydı unutulmuş bir fatura ya da yanlış cariye işlenmiş bir ödeme anlamına gelir. Bu yüzden ters bakiye veren cariler, ay sonu kontrol listenizin ilk sırasında olmalıdır.

Örnek Bir Cari Hesap Ekstresi

ABC Ticaret adlı müşterinizin Temmuz ayı hareketleri şöyle olsun:

Ay sonunda ABC Ticaret size 36.200 TL borçludur. Dikkat edilmesi gereken nokta: 25 Temmuz'da alınan 50.000 TL'lik çek cari bakiyeyi düşürmüştür ama henüz tahsil edilmemiştir; vadesi 30 Eylül'dür. Bu yüzden cari bakiye tek başına "ne kadar param var" sorusunun cevabı değildir. Çek ve senetler ayrıca 121 Alacak Senetleri hesabında ve vade bazında izlenmelidir. Nakit tarafını görmek için cari raporlarını nakit akış tablosuyla birlikte okumak gerekir.

Cari Takip Adım Adım Nasıl Yapılır?

1. Cari kartı eksiksiz açın

Cari kart yalnızca bir isimden ibaret değildir. En azından şu bilgiler doldurulmalıdır:

• Unvan (ticaret sicilindeki tam unvan), vergi dairesi ve VKN/TCKN
• Fatura adresi ve varsa ayrı sevkiyat adresi
• Yetkili kişi, telefon, e-posta ve mutabakat için kullanılacak muhasebe e-postası
• Ödeme vadesi (örn. fatura tarihinden itibaren 30 gün) ve varsa risk limiti
• e-Fatura mükellefi mi, değil mi

VKN/TCKN'nin doğru girilmesi özellikle önemlidir: hem e-belge düzenlerken hem de aynı firmanın iki farklı yazımla ("ABC Tic. Ltd." ve "ABC Ticaret Limited Şirketi" gibi) mükerrer cari olarak açılmasını önlemek için bu alan tekilleştirici anahtardır.

2. Açılış bakiyesini doğru devredin

Yeni bir programa geçerken veya yıl başında, her carinin devir bakiyesi tek kalem olarak girilir. Burada sık yapılan hata, devir bakiyesini tek satır girip hangi faturalardan oluştuğunu kaydetmemektir. Böyle olduğunda ileride "bu 40.000 TL hangi faturaya ait?" sorusuna cevap veremez, tahsilatı fatura bazında eşleştiremezsiniz. Mümkünse devri açık faturalar bazında girin.

3. Her belgeyi anında ve doğru cariye işleyin

Satış faturası, alış faturası, iade faturası, tahsilat/ödeme makbuzu, çek-senet giriş çıkışı, masraf ve komisyon dekontları… Cari hesabın güvenilirliği tamamen bu kayıtların gecikmeden ve doğru cariye işlenmesine bağlıdır. e-Fatura ve e-Arşiv faturalar entegrasyon üzerinden otomatik düştüğünde bu risk büyük ölçüde ortadan kalkar; hangi belgenin hangi durumda düzenlendiğini e-Arşiv fatura ile e-Fatura farkları yazısında ayrıntılı anlattık.

4. Tahsilatı faturayla eşleştirin

Gelen bir ödemeyi yalnızca "bakiyeden düş" mantığıyla işlemek, kısa vadede kolay ama uzun vadede sorunludur. Ödemeyi hangi faturayı kapattığıyla eşleştirdiğinizde:

• Hangi faturanın hâlâ açık olduğunu net görürsünüz,
• Vadesi geçen alacakları isabetli hesaplarsınız,
• Uyuşmazlık halinde "şu faturanın bedeli ödenmedi" diyebilecek kayıt düzenine sahip olursunuz.

5. Vade ve yaşlandırma raporunu düzenli okuyun

Alacak yaşlandırma (aging) raporu, açık bakiyeleri vadesinin üzerinden geçen süreye göre gruplayan rapordur. Cari takibin en değerli çıktısıdır:

Bu tabloda GHI Gıda'nın 96.000 TL'si 60 günü aşmış durumdadır; bakiyesi en büyük müşteri olması, aynı zamanda en riskli müşteri olduğu anlamına gelir. Yaşlandırma raporu okunmadığında bu risk toplam ciro içinde görünmez hale gelir.

6. Risk limiti koyun ve uygulayın

Cari kartta tanımlanan risk limiti, o müşteriye açık hesapla yapılabilecek azami satış tutarıdır. Limit aşıldığında yeni sevkiyatın peşin tahsilata veya teminata bağlanması, tahsilat sorunlarını baştan önleyen en etkili yöntemlerden biridir. Limit hesabında yalnızca faturalanmış bakiye değil, henüz vadesi gelmemiş çek ve senetler ile sevkiyata çıkmış ama faturalanmamış siparişler de dikkate alınmalıdır.

Cari Mutabakat: Neden Yalnızca Bir Nezaket Değil?

Mutabakat, belirli bir tarih itibarıyla cari bakiyenin karşı tarafın kayıtlarıyla örtüşüp örtüşmediğinin karşılıklı teyit edilmesidir. Genellikle ay, çeyrek veya yıl sonlarında yapılır.

Mutabakatın hukuki boyutu TTK'nın 94. maddesinde düzenlenmiştir. Maddeye göre sözleşme veya ticari teamül uyarınca belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve borç ile alacak kalemleri arasındaki fark belirlenir; saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa bakiyeyi kabul etmiş sayılır. Kanun ayrıca, hesap devresi hakkında sözleşme veya teamül yoksa takvim yılının son gününü hesap devresinin sonu kabul eder.

Buradan çıkan iki pratik sonuç var:

1. Size gönderilen bir mutabakat mektubunu okumadan bir kenara koymayın. İtiraz etmemek, karşı tarafın hesabını kabul anlamına gelebilir.
2. Kendi mutabakat talebinizi, itirazın ulaşabileceği ve sizin de gönderdiğinizi ispatlayabileceğiniz bir kanaldan iletin. TTK'da sayılan noter, taahhütlü mektup ve güvenli elektronik imzalı yazı, ispat gücü en yüksek yollardır. Sıradan bir e-posta pratik olsa da ispat açısından aynı güce sahip değildir.

Ayrıca TTK m. 101 uyarınca cari hesabın bakiyesine, hata ve kusurlarına, cari hesaptan çıkarılması gereken veya haksız olarak cari hesaba geçirilmiş kalemlere ya da tekrarlanan kayıtlara ilişkin davalar, cari hesap süresinin sona ermesinden itibaren beş yıl geçmekle zamanaşımına uğrar. Yani mutabakatsızlığı yıllarca sürüncemede bırakmak, alacağı hukuken zayıflatabilir.

Ba-Bs formları kalktı, mutabakat sorumluluğu sizde

Yıllarca cari mutabakatın gayrı resmi bir denetim aracı, işletmeler için de bir "hatırlatıcı" işlevi gören Form Ba ve Form Bs bildirimleri artık verilmiyor. 565 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Resmî Gazete: 25.09.2024 - 32673) ile bu bildirimlerin verilmesi uygulamasına Eylül/2024 döneminden itibaren son verildi; tebliğ 1 Ekim 2024'te yürürlüğe girdi ve konuya ilişkin 362, 381 ve 396 Sıra No.lu tebliğler yürürlükten kaldırıldı. Gerekçe, e-belge uygulamalarının yaygınlaşmasıyla Gelir İdaresi'nin bu verilere zaten sahip olmasıydı.

Bunun işletmeler açısından anlamı şudur: alım-satım tutarlarının karşı tarafın kayıtlarıyla çapraz kontrolü artık bir beyan yükümlülüğü üzerinden kendiliğinden gündeme gelmiyor. Mutabakat disiplinini kendi iç kontrolünüzle sürdürmek daha da önemli hale geldi.

Tahsil Edilemeyen Cari Alacaklarda Ne Yapılır?

Cari takibin nihai amacı tahsilattır. Alacak tahsil edilemediğinde vergi mevzuatı iki temel kurum sunar.

Şüpheli alacak karşılığı (VUK m. 323)

Vergi Usul Kanunu'nun 323. maddesine göre, ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olmak şartıyla:

• Dava veya icra safhasında bulunan alacaklar,
• Yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan ve belirlenen haddi aşmayan küçük alacaklar

şüpheli alacak sayılır ve bunlar için değerleme günündeki tasarruf değerine göre karşılık ayrılabilir; ayrılan karşılık dönem kazancının tespitinde gider yazılır.

İkinci gruptaki küçük alacaklar için had, her yıl yeniden değerleme oranında güncellenir. 588 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Resmî Gazete: 31.12.2025 - 33124, 5. mükerrer) ile 2026 yılı için bu had 25.000 TL olarak belirlendi. Yani 25.000 TL'yi aşmayan bir alacak için, protesto çekilmiş veya yazıyla birden fazla istenmiş olması koşuluyla, dava ya da icra takibi başlatmadan karşılık ayrılabilir. Bu tutarı aşan alacaklarda ise dava veya icra takibi şartı aranır; uygulamada bu şart dar yorumlanır, alacağın sadece tahsil edilememesi tek başına yeterli görülmez.

Karşılık ayrıldığında alacak 128 Şüpheli Ticari Alacaklar hesabına aktarılır ve karşılık 129 hesabında izlenir:

_____________________ / _____________________
128 ŞÜPHELİ TİCARİ ALACAKLAR       50.000
                120 ALICILAR                      50.000
Alacağın şüpheli hale gelmesi
_____________________ / _____________________
654 KARŞILIK GİDERLERİ             50.000
                129 ŞÜPHELİ TİCARİ ALACAKLAR
                    KARŞILIĞI                     50.000
Şüpheli alacak karşılığı ayrılması
_____________________ / _____________________

Karşılığın hangi dönemde ayrılacağı da önemlidir: alacağın şüpheli hale geldiği dönemde ayrılması esastır, sonraki yıllara ertelenmesi genellikle kabul görmez. Tutar, koşullar ve dönem konusunda mutlaka mali müşavirinizle birlikte hareket edin; güncel had ve uygulama esaslarını da yazının yayım tarihinden sonra değişmiş olabileceği için kontrol edin.

Değersiz alacak (VUK m. 322)

Kazai bir hükme veya kanaat verici bir vesikaya göre tahsiline artık imkân kalmayan alacaklar değersiz alacak sayılır. Değersiz alacaklar, bu niteliğe girdikleri tarihte tasarruf değerlerini kaybeder ve kayıtlı değerleriyle zarara geçirilerek yok edilir. Şüpheli alacak "belki tahsil edilemez" durumunu, değersiz alacak ise "artık kesinlikle tahsil edilemez" durumunu ifade eder.

Cari Takipte En Sık Yapılan 7 Hata

1. Mükerrer cari kartı. Aynı firmanın farklı yazımlarla iki kez açılması; bakiyeyi ikiye böler, yaşlandırmayı bozar. VKN kontrolüyle önlenir.
2. Tahsilatın faturayla eşleştirilmemesi. Açık fatura takibini ve vade analizini imkânsız hale getirir.
3. Çekin tahsil edilmiş sayılması. Alınan çek cari bakiyeyi düşürür ama nakde dönmesi vadeye bağlıdır; karşılıksız çıkma riski taşır.
4. Kur farkının ve vade farkının işlenmemesi. Dövizli cari hesaplarda kur farkı, vadeli satışlarda vade farkı faturası kaydedilmezse bakiye gerçeği yansıtmaz.
5. Aynı tarafın müşteri ve tedarikçi bakiyesinin kafadan netleştirilmesi. Mahsup, karşılıklı yazılı mutabakat ve uygun muhasebe kaydıyla yapılmalıdır.
6. Mutabakatın yılda bir kez yapılması. Hata ne kadar geç fark edilirse düzeltmesi o kadar zorlaşır; aylık mutabakat en güvenli ritimdir.
7. Risk limitinin kâğıt üzerinde kalması. Limit tanımlanıp uygulanmıyorsa hiç yok demektir.

Excel ile mi, Program ile mi Takip Etmeli?

Az sayıda cariniz varsa Excel bir süre iş görür. Ancak cari sayısı arttıkça şu noktalarda tıkanır: faturaların elle girilmesi zaman alır ve hata üretir, tahsilat-fatura eşleştirmesi manuel yürür, yaşlandırma raporu her seferinde yeniden kurulur, birden fazla kişi aynı dosyada çalışamaz ve geçmiş kayıtların kim tarafından değiştirildiği izlenemez.

Bir ön muhasebe programında cari takip şu şekilde kolaylaşır:

• e-Fatura ve e-Arşiv faturalar cariye otomatik düşer,
• Banka hareketleri online banka entegrasyonu ile aktarılıp tahsilatlarla eşleştirilir,
• Vadesi yaklaşan ve geçen alacaklar için otomatik uyarı ve yaşlandırma raporu üretilir,
• Mutabakat mektupları toplu olarak gönderilebilir,
• Cari ekstresi tek tıkla PDF olarak paylaşılabilir.

Paramset'in ön muhasebe programı müşteri ve tedarikçi carilerini fatura, tahsilat, çek-senet ve banka hareketleriyle birlikte tek ekranda izlemenizi sağlar; gelir-gider tarafını da gelir gider programı ile aynı veriden besler. Program seçerken nelere bakmanız gerektiğini ön muhasebe programı seçerken nelere dikkat edilmeli yazısında derledik.

Sık Sorulan Sorular

Cari hesap ile cari kart aynı şey mi? Pratikte evet. "Cari kart" bir müşteri, tedarikçi veya ortağa ait tanım kaydını; "cari hesap" ise o kartla ilişkili borç-alacak hareketlerinin bütününü ifade eder.

Cari bakiyenin borç vermesi ne demek? Karşı tarafın size borçlu olduğu anlamına gelir. Müşteri carilerinde beklenen normal durum budur.

Mutabakat mektubuna cevap vermezsem ne olur? TTK m. 94/2 uyarınca, bakiyeyi gösteren cetveli alan taraf bir ay içinde kanunda sayılan yollarla itiraz etmezse bakiyeyi kabul etmiş sayılır. Bu nedenle gelen mutabakatların süresi içinde incelenmesi gerekir.

Cari hesap alacağı ne kadar sürede zamanaşımına uğrar? TTK m. 101'e göre cari hesabın bakiyesine, hata ve kusurlarına, hesaptan çıkarılması gereken veya haksız geçirilmiş kalemlere ilişkin davalar cari hesap süresinin sona ermesinden itibaren beş yılda zamanaşımına uğrar. Somut alacağın hukuki niteliğine göre farklı süreler gündeme gelebileceğinden bir hukukçuya danışmakta fayda vardır.

Tahsil edemediğim alacağı doğrudan gider yazabilir miyim? Hayır. Gider yazabilmek için alacağın VUK m. 323 kapsamında şüpheli hale gelmesi (dava/icra safhası ya da haddi aşmayan küçük alacaklarda protesto veya yazıyla birden fazla talep) veya VUK m. 322 kapsamında değersiz alacak niteliği kazanması gerekir.

Ba-Bs formu vermeye devam edecek miyim? Hayır. 565 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile Eylül/2024 döneminden itibaren Form Ba ve Form Bs bildirimi verilmesi uygulamasına son verildi. Eylül 2024 öncesi dönemlere ilişkin düzeltme yükümlülükleri ise devam etmektedir.

Özet

Cari hesap, işletmenin kimden ne kadar alacağı ve kime ne kadar borcu olduğunu gösteren en temel kayıt düzenidir. İyi bir cari takibin dört ayağı vardır: eksiksiz cari kart, gecikmesiz ve doğru kayıt, düzenli mutabakat ve yaşlandırma raporunun okunması. Bu düzen kurulduğunda tahsilat sorunları büyümeden fark edilir; kurulmadığında ise işletme, kâr tablosunda görünen ama kasasına hiç girmeyen bir alacak yığınının üzerinde oturur.

Kaynaklar

• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, m. 89-101 (cari hesap; özellikle m. 89/2 yazılı şekil, m. 94/2 bakiyeye itiraz süresi, m. 101 zamanaşımı)
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, m. 322 (değersiz alacaklar) ve m. 323 (şüpheli alacaklar)
• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 588) — Resmî Gazete: 31.12.2025 - 33124 (5. mükerrer); 2026 yılında uygulanacak had ve tutarlar
• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 565) — Resmî Gazete: 25.09.2024 - 32673; Form Ba ve Form Bs bildirimi uygulamasına son verilmesi
• Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ekinde yer alan Tekdüzen Hesap Planı (120, 121, 128, 129, 159, 320, 321, 340 hesapları)